Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Geschäftsbranche oder von seinem Geschäftsgebiet produziert jedes Jahr Tausende von Papieren, die sich auf seine Geschäftstätigkeit oder seine Mitarbeiter beziehen. Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um Altpapier, sondern um wichtige Dokumente, die oft sensible oder personenbezogene Daten enthalten. Diese Dokumente müssen ordnungsgemäß verwaltet werden, nicht nur, um sich die Arbeit zu erleichtern, sondern auch, um sich selbst keine Probleme zu bereiten.
Wo sollten Dokumente im Unternehmen aufbewahrt werden?
Eine angemessene Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht nur aus organisatorischer, sondern auch aus rechtlicher Sicht wichtig, da sie für jeden Unternehmer eine Verpflichtung darstellt, insbesondere im Hinblick auf die Buchhaltungsunterlagen. Einige Unternehmen entscheiden sich für ein externes Archiv, aber die große Mehrheit der Unternehmen bevorzugt, ihre Dokumentation an eigenem Standort aufzubewahren, da sie dort leicht zugänglich und bequem ist. Dazu ist es jedoch notwendig, die richtigen Bedingungen zu schaffen, damit unsere Daten sicher und geordnet sind. Bei der Wahl des Standorts ist besonders darauf zu achten, dass unsere Räumlichkeiten gut gegen Feuer oder andere Unfälle geschützt sind und dass nur das befugte Personal Zugang hat.
Welche Dokumente sollen im Unternehmen aufbewahrt werden?
- Erklärungen
- Aufzeichnungen über den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen
- Kosten- und Verkaufsrechnungen
- Haushaltbuch der Einnahmen und Ausgaben
- Steuerunterlagen wie Unterlagen im Zusammenhang mit der Steuererhebung und –einziehung, Steuerbücher und damit zusammenhängende Dokumentation
- Buchungsbelege für alle Arten der Geschäftsausgaben
- Gesamtverzeichnis von Bestandsunterlagen
- Personal- und Lohnunterlagen wie Personalakten, Lohnabrechnungsunterlagen
- Arbeitnehmerverträge, u.a. Lohn- und Gehaltsliste, zivilrechtliche Verträge
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für die Dokumentation im Unternehmen im Polen?
Die meisten Unternehmensunterlagen, d.h. Steuerbücher und Unterlagen aus der Geschäftstätigkeit sollten die Steuerpflichtigen bis zum Ablauf der steuerlichen Verjährungsfrist aufbewahren, die 5 Jahre beträgt, angefangen vom Jahr, auf das sich die Abrechnung bezieht. Der gleiche Zeitraum gilt für Dokumente der Sozialversicherungsanstalt (poln. ZUS), mit Ausnahme der vor 2012 eingereichten Dokumente, die 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Etwas anders sieht die Situation bei der Mitarbeiterdokumentation. Sie hängt von dem Datum ab, an dem der Vertrag unterzeichnet oder gekündigt wurde. Wenn eine Person seit dem 1. Januar 2019 beschäftigt ist, muss ihre Akte 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Im Falle einer Beschäftigung vor diesem Datum beträgt die Frist für die Sammlung der Unterlagen bis zu 50 Jahre. Es ist möglich, diese Frist durch einen entsprechenden Antrag zu verkürzen, vorausgesetzt, der Vertrag wurde nicht vor 1999 unterzeichnet.
Aber was sollte mit den Unterlagen getan werden, wenn die Geschäftstätigkeit eingestellt wird? Leider entbindet die Schließung des Unternehmens den Unternehmer nicht von der Pflicht, Unterlagen aufzubewahren, insbesondere, wenn er weitere Mitarbeiter beschäftigt hat, da dann auch sensible personenbezogene Daten betroffen sind. Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen bleibt unverändert, und der Unternehmer ist nach den Vorschriften verpflichtet, eine geeignete Stelle, z. B. ein Archiv, zu benennen, die seine Unterlagen aufbewahren wird.
Wie sollte die Dokumentation im Unternehmen aufbewahrt werden?
Nicht nur der Ort, sondern auch die Art und Weise der Aufbewahrung von Unterlagen ist wichtig. Zu beachten ist, dass die betreffenden Unterlagen gut zugänglich sind. Dies betrifft sowohl den Zugang für Arbeitnehmer als auch im Falle von Besuchen von kontrollberechtigten Behörden. Auch die ordnungsgemäße Organisation ist wichtig. Die Einteilung in Buchungsperioden sollte beibehalten werden, und sie sollten entsprechend der Art und Weise der Buchführung organisiert werden. Außerdem sollten die Unterlagen nach Berichtszeiträumen geordnet sein, und einige sollten auch unterzeichnet und in der richtigen Reihenfolge geordnet sein, was die Arbeit bei der Suche nach einem bestimmten Dokument erheblich erleichtert.
Was soll mit der Dokumentation nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist getan werden?
Nun, die 5, 10 oder 50 Jahre der Archivierung bestimmter Unterlagen sind schon vorbei, und was dann? Wir können sie nicht unbegrenzt aufbewahren, denn das ist nicht nur unpraktisch, sondern aus rechtlicher Sicht auch illegal und kann erhebliche Strafen nach sich ziehen. Was soll dann mit solcher Dokumentation getan werden und wie kann sie entsorgt werden?
Nachdem die erforderliche Zeit verstrichen ist, können die Akten eines bestimmten Jahres sicher entsorgt werden. Sie sollten jedoch daran denken, dies in angemessener Weise zu tun. Es ist vor allem wichtig, sie so zu vernichten, dass eine Wiederherstellung der sensiblen Daten unmöglich ist. Zu diesem Zweck können Sie die Dienste eines professionellen Aktenvernichtungsunternehmens in Anspruch nehmen oder dies selbst tun, vorzugsweise mit einem Aktenvernichter für Papier. Natürlich müssen auch Daten auf anderen Datenträgern entsorgt werden. Es ist auch wichtig, einen Bericht über den Verlauf der Datenentsorgung zu erstellen, in dem neben der Dokumentation auch die Angaben zu der für die Entsorgung zuständigen Person aufgeführt werden sollten.
Möglichkeiten zur Aufbewahrung der Dokumentation im Unternehmen
Wenn Sie einen angemessen vorbereiteten und gesicherten Aktenraum haben und wissen, wie Sie Ihre Dokumente aufbewahren, lohnt es sich, für die praktischen Methoden zur Organisation der einzelnen Dokumente zu sorgen, damit sie ordentlich und leicht auffindbar bleiben.
Angefangen von einzelnen Blättern, ist es am besten diese in spezielle Dokumentenhüllen zu legen, um Beschädigungen zu vermeiden. Wenn Sie viele Dokumente haben, legen Sie sie am besten in Ordnern oder Mappen ab – am besten wenn sie unterschrieben sind-, damit es sofort erkannt werden kann, was sich darin befindet, was viel Zeit spart. Wenn Sie viele Aktenordner haben, empfiehlt es sich außerdem, diese in Archivierungsboxen abzulegen, damit alle Dokumente derselben Kategorie an einem Ort aufbewahrt werden können. Andererseits können alte Dokumente, die nicht sehr oft oder gar nicht benutzt werden, in Archivboxen untergebracht werden, so dass sie nicht den Platz der wichtigeren Dokumente einnehmen, aber dennoch gut geschützt sind.
Digitalisierung von Dokumenten – elektronische Speicherung
Zusätzlich zu den Dokumenten, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, kann ein großer Teil der Dokumentation nur in elektronischer Form aufbewahrt werden (dies gilt für die Dokumente, die ursprünglich in dieser Form erstellt wurden). Dies ist sehr praktisch, da sich alle Daten an einem Ort befinden und somit sowohl der Zugriff als auch das Abrufen der einzelnen Daten viel einfacher ist. Sie kann jedoch mit einem hohen Risiko verbunden sein, da digitale Daten, obwohl sie gegen äußere Einflüsse resistent sind, stärker gefährdet sind, verloren zu gehen, an unbefugte Personen weitergegeben zu werden oder sogar verloren zu gehen. Deshalb ist es am besten, zu diesem Zweck ein professionelles Dokumentenarchivierungssystem zu verwenden – es schützt unsere Daten nicht nur vor verschiedenen Bedrohungen, sondern rationalisiert vor allem die Arbeit, indem es einen schnellen Austausch zwischen Mitarbeitern und Auftragnehmern ermöglicht und Zeit und Platz spart.
Zusammenfassung
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dokumentation nur auf Papier oder elektronisch aufbewahren, ist es wichtig, dass Ihre Daten ordnungsgemäß gesichert und organisiert sind. Dies ist nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern auch im Hinblick auf das Funktionieren des gesamten Unternehmens. Dies hat großen Einfluss auf die Organisation und erleichtert eine effiziente Verwaltung, weshalb es so wichtig ist, diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit zu schenken.
