Die Telearbeit ist eigentlich nichts Neues. Seit einigen Jahren arbeiten Menschen in der ganzen Welt auf diese Weise, je nach Branche, Bedarf und Standort. Bislang wurde es jedoch hauptsächlich von Personen genutzt, die auf Auftragsbasis arbeiteten und deren Anwesenheit an einem bestimmten Ort nicht sehr wichtig war, oder von Mitarbeitern, die ihre Arbeit am Computer erledigten. In den letzten zwei Jahren waren jedoch aufgrund des Ausbruchs der Pandemie viele Unternehmen aus verschiedenen Bereichen gezwungen, ihre Routine zu ändern und teilweise oder ganz aus der Ferne zu arbeiten, um ihre Kontakte zu reduzieren. Damit verbunden war die Notwendigkeit, alle Prozesse, die bisher stationär stattfanden, umzugestalten. Dies ist äußerst problematisch, da es viele Berufe und Branchen gibt, in denen die Verwendung der Dokumentation erforderlich ist, und viele Unternehmen noch immer Papierdokumentation verwenden.
Können Papierdokumente, die personenbezogene Daten enthalten, bei der Telearbeit verwendet werden?
Wenn wir zur Telearbeit übergehen, nehmen wir Laptops, Mäuse und alles, was wir zum Arbeiten brauchen, mit nach Hause. Es stellt sich jedoch die Frage, ob wir, wenn wir unser gesamtes Büro in vier Wände verlegen, auch Dokumente mitnehmen können, insbesondere solche, die personenbezogene Daten enthalten? Vor ein paar Jahren wäre dies vielleicht noch kein großes Problem gewesen, aber mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist diese Frage etwas komplizierter geworden. Denn für die Verarbeitung und die Sicherheit personenbezogener Daten gibt es jetzt besondere Vorschriften und Anforderungen, deren Verletzung zu hohen Geldstrafen für den Arbeitgeber führen kann, der bei Telearbeit zum für die Datenverarbeitung Verantwortlichen wird.
Laut dem Amt für den Schutz personenbezogener Daten „dürfen Mitarbeiter nicht willkürlich Papierdokumente außerhalb des vom Arbeitgeber festgelegten Bereich der Datenverarbeitung mitnehmen”. Natürlich gibt es Ausnahmesituationen, in denen ein Arbeitgeber die Erlaubnis zur Mitnahme solcher Dokumente erteilen kann, aber das ist nicht die sicherste Option und im Alltag eher unmöglich. Sie sind dann nicht nur der Zerstörung durch andere Haushaltsmitglieder ausgesetzt, sondern auch der Offenlegung geheimer oder sensibler Daten, wenn die Dokumente im ganzen Haus verstreut sein können. Nach Ansicht des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten ist die Arbeit mit Papierdokumenten nicht gerechtfertigt, wenn der Arbeitgeber einen digitalen Dokumenten-Workflow eingeführt hat oder in der Lage ist, diesen einzuführen, oder wenn er dem Arbeitnehmer ordnungsgemäß gesicherte elektronische Kopien der Dokumente zur Verfügung stellen kann. Wenn wir also beabsichtigen, aus der Ferne auf lange Sicht zu arbeiten, scheint die Einführung eines Systems für den digitalen Dokumenten-Workflow unumgänglich zu sein.
Wie sieht der digitale Dokumenten-Workflow im Unternehmen aus?
Der digitale Dokumenten-Workflow umfasst die Digitalisierung aller Dokumente des Unternehmens und die Erstellung eines Archivs für diese Dokumente, demnächst die Entwicklung von Verfahren und Workflows für jedes Dokument und die Implementierung eines Tools für die elektronische Signatur. Sobald diese Schritte durchgeführt wurden, ist das System im Grunde einsatzbereit. Die Arbeit mit dem digitalen Dokumenten-Workflow unterscheidet sich nicht sehr von der konventionellen Methode, außer dass alles von einem Computer erledigt wird, und dank der KI-Mechanismen können einige Tätigkeiten automatisch durchgeführt werden. Anstatt Dokumente manuell einzugeben, liest das mit der OCR-Technologie ausgestattete System die Daten ein oder erstellt ein Dokument auf der Grundlage des ausgefüllten Formulars. Es führt dann die vordefinierten Schritte aus und überlässt es Ihnen, Ihre Aufgaben zu erledigen und auf Meldungen zu reagieren.
Es kann wirklich so aussehen, wie wir es wollen, denn das System kann auf die Bedürfnisse und Spezifikationen des Unternehmens zugeschnitten werden, und es liegt an uns, zu entscheiden, welche Anwendungen einbezogen werden, wie der Workflow aussehen soll und sogar die Farbebene der Seite. Einige Plattformen bieten sogar die Möglichkeit, eigene Apps mit Hilfe von Vorlagen und vorgefertigten Elementen zu erstellen, so dass jeder seine eigene personalisierte App erstellen kann.
Der digitale Dokumenten-Workflow und die Telearbeit — welche Vorteile bringt die Implementierung des Systems?
Der wichtigste Vorteil und oft auch der Hauptgrund, warum sich Unternehmer für die Implementierung eines Systems für den digitalen Dokumenten-Workflow entscheiden, ist der leichtere Zugang zu Dokumenten. Dies ist bei der Telearbeit besonders wichtig, wenn wir nicht in dem Büro sind, in dem sich die benötigten Materialien befinden. Dank des Systems befinden sich alle diese Daten an einem Ort, auf den wir unabhängig von unserem Aufenthaltsort und zu jeder Tages- und Nachtzeit zugreifen können. Außerdem können alle Prozesse von einer einzigen Plattform aus durchgeführt werden, was die Effizienz deutlich erhöht und die Arbeitszeit optimiert. Der gesamte Prozess, von der Eingabe von Dokumenten, bis zu ihrem Versand zu ihrer Übermittlung an den Prüfer, ist automatisiert und vereinfacht. Dies bedeutet, dass Tätigkeiten, die normalerweise mehrere Stunden in Anspruch nehmen würden, nun in wenigen Minuten erledigt werden können.
Wie bereits erwähnt, ist die Verwendung von Papierdokumenten, insbesondere bei der Telearbeit nicht die sicherste Option. Ein geeignetes System schützt die Dokumente nicht nur vor mechanischer Zerstörung, sondern verstärkt auch den Schutz vor dem Verlust personenbezogener Daten und des Unternehmens. Dank der mehrstufigen Überprüfung und Verwaltung des Zugriffs auf die einzelnen Einheiten können wir sicher sein, dass nur befugte Personen Zugang zu den wichtigsten Dokumenten haben und sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten.
Ein gut gewählter Mechanismus wird nicht nur die Arbeit einzelner Mitarbeiter verbessern, sondern auch die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erleichtern. Mithilfe der Plattform ist es möglich, Aufgaben zu delegieren, den Fortschritt einzelner Aufgaben zu verfolgen und Workflows zu genehmigen, ohne die dafür zuständigen Personen anrufen oder anschreiben zu müssen. Wenn wir jedoch etwas persönlich delegieren oder bestimmte Personen oder das gesamte Team benachrichtigen müssen, kann dies ebenfalls in der Plattform geschehen, dank der Möglichkeit, Beiträge und Kommentare zu Aufgaben hinzuzufügen.
Zusammenfassung
Es ist zwar nicht unmöglich, bei der Telearbeit an Papierdokumenten zu arbeiten, aber es ist eine große Unannehmlichkeit, vor allem in einem größeren Unternehmen oder in einem Unternehmen, das auf die Arbeit mit vielen Dokumenten angewiesen ist. Es kann auch zu unnötigen Problemen und im schlimmsten Fall zu Datenverlusten führen. Der digitale Dokumenten-Workflow funktioniert in dieser Situation viel besser, weil er flexibel ist und die Arbeitsorganisation verbessert, so dass wir uns auf unsere Aufgaben und die Qualität der erbrachten Dienstleistungen konzentrieren können. Es mag zunächst komplizierter erscheinen, vor allem für diejenigen, die nicht auf dem neuesten Stand der Technik sind, aber sobald man sich an die neue Methode gewöhnt hat, ist sie sehr einfach und viel bequemer als die konventionelle Methode.
