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Dokumentenmanagement in einem großen Unternehmen

Kategorie: Blog, Management
Dokumentenmanagement in einem großen Unternehmen

Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Dokumente gibt es. Diese scheinbar einfache Aussage führt zu einer noch einfacheren Schlussfolgerung. Wenn ein Unternehmen wächst, wird es immer schwieriger, Rechnungen, Aufträge, Angebote oder Verträge zu verwalten. Dies führt dazu, dass sich auf den Schreibtischen der Buchhaltungsabteilung stapelweise Papierkram ansammelt, bei dem man auf einer schmalen Linie zwischen dem Verlust wichtiger Unternehmensdokumenten wandelt. Ist Ihnen dieses Problem bekannt? Wenn ja, sollten Sie diesen Artikel lesen, in dem wir besprechen, wie die Dokumentation in einem großen Unternehmen verwaltet werden sollte, wie der Prozess der Implementierung einer Software für digitales Managementsystem abläuft und was es bedeutet, Ihre Dokumentation in Ordnung zu halten und die damit verbundenen Regeln für einen Mitarbeiter zu definieren.

Dokumentenmanagement in einem großen Unternehmen – was sollen Sie wissen?

Das ordnungsgemäße Management des Dokumenten-Workflows in einer Organisation umfasst Prozesse wie die Erfassung, Strukturierung, Klassifizierung und ordnungsgemäße Archivierung interner und externer Dokumente. Es ist jedoch zu beachten, dass das Erscheinen neuer Unternehmensdokumente nie abgeschlossen sein wird. Selbst wenn wir das Problem des Papiermanagements unter den Teppich kehren oder kurzfristige Lösungen anwenden, müssen wir uns bewusst sein, dass es sich um einen Prozess handelt, der uns ein ganzes Unternehmensleben lang begleiten wird. Es wird nie einen Zeitpunkt geben, an dem keine Rechnungen mehr erscheinen. Die Änderungen müssen ohne Unterbrechung des Finanz- und Buchhaltungsablaufs vorgenommen werden. Es ist daher empfehlenswert, einige Tipps zu befolgen, um sich die Arbeit an Dokumenten zu erleichtern.

Wie lässt sich das Dokumentenmanagement in einem großen Unternehmen verbessern?

Zunächst einmal ist es sinnvoll, mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems zu beginnen. Ein solches System kann sofort mit Prozessautomatisierung, Personal- und Kommunikationsmanagement oder Business-Intelligence-Systemen kombiniert werden, um die Arbeit für alle Mitarbeiter zu rationalisieren. Eine Dokumentenmanagement-Software in globalen Unternehmen ist ein Muss. Sie sorgt dafür, dass eine Rechnung nicht erst von einer Hand zur anderen weitergereicht werden muss, und dass ein Mitarbeiter sich nicht fragen muss, welcher Schritt jetzt zu tun ist. Das System erledigt alles für uns und sorgt dafür, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden und dass bei Fehlern mit wenigen Klicks die richtige Person kontaktiert werden kann. Die Kosten für die Buchhaltung werden gesenkt und, was noch wichtiger ist, die Daten sind für befugte Personen leicht zugänglich und gleichzeitig vor Verlust oder Diebstahl geschützt. Mehr über die Vorteile eines digitalen Dokumenten-Workflows können Sie in dem Artikel

Die Verwaltung der Dokumenten-Workflows im Unternehmen ist so zu planen, dass Ausfallzeiten oder eine Überlastung einer Person vermieden werden. Daher sollte der gesamte Prozess überprüft werden, wenn Probleme auftreten. Wenn Sie den Status des Dokumentations-Workflows überprüfen, sollten Sie sich Fragen stellen: Ist das gesamte Verfahren gesetzeskonform? Sind die Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahrt? Sind sie klar kategorisiert?

Die Kategorisierung von Dokumenten ist ein weiterer wichtiger Punkt, der berücksichtigt werden muss. Die Dokumente sollten so angeordnet und benannt werden, dass sie schnell gefunden werden können. Das physische Archiv ermöglicht uns, sie nach dem Datum, nach der Art oder alphabetisch, je nach Präferenz Ihres Unternehmens. Bei der Verwendung des elektronischen Archivs ist die Datensortierung in das System integriert und ermöglicht die Suche nach Dokumenten anhand aller verfügbaren Informationen.

Festlegung von Regeln für Arbeitnehmer

Ein perfekt abgestimmtes System wird nicht funktionieren, wenn die Mitarbeiter die Verfahren nicht befolgen. Anmerkungen über mögliche Verbesserungen oder auftretende Probleme sind durchaus berechtigt, aber wenn Sie die Aktivitäten auf Ihre eigene Art und Weise oder auf die alte Art und Weise durchführen, wird dies nur zu einer Verschlechterung der derzeitigen Situation führen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter mit den Verfahren für den Dokumentenfluss vertraut sind und keine Einwände dagegen haben. Dies gilt auch für die Sicherheit personenbezogener Daten. Auch wenn es scheint, dass niemandem erklärt werden muss, dass er mit Papieren, die persönliche Informationen über Kunden oder das Unternehmen enthalten, vorsichtig sein muss, sind die Strafen, die bei Nichteinhaltung der auferlegten Regeln verhängt werden können, ein zusätzliches Argument, um den Mitarbeitern die Ernsthaftigkeit des Problems deutlich zu vermitteln. Diese Daten dürfen auf keinen Fall Unbefugten zugänglich gemacht oder für den persönlichen Gebrauch verwendet werden. Wenn ein Dokument verjährt ist, wäre es wert, es sofort in einem Schredder zu vernichten (werfen Sie niemals das Papier in einem Stück in den Mülleimer). Weitere Datensicherheitspraktiken werden in der DSGVO beschrieben.

Implementierung einer Software für das digitale Dokumentenmanagement

Die Implementierung einer Software für das digitale Dokumentenmanagement kann eines der größten Vorhaben in der Geschichte eines Unternehmens sein. Solche Lösungen können Tausende von Prozessen und Mitarbeitern verwalten, so dass Sie sich auf eine lange Implementierungszeit einstellen müssen. Oftmals bieten die Unternehmen, die das betreffende System entwickeln, bei jedem Schritt Unterstützung an, aber es wird empfohlen, eine interne Person zu benennen, die für den Implementierungsprozess verantwortlich ist. Diese Person sammelt Informationen aus den verschiedenen Abteilungen und analysiert die Workflows aller Aktivitäten und Dokumente. Es ist wichtig, dass er oder sie mit der Struktur des Unternehmens und den Berechtigungen der einzelnen Personen vertraut ist.

Es wird auch eine Analyse vor der Implementierung durchgeführt, um einen Bericht mit den Anforderungen und Bedürfnissen des Systems zu erstellen und eine vollständige Projektdokumentation mit Lösungsvorschlägen zu entwickeln. Sobald der Prozess von beiden Parteien vollständig akzeptiert wird, beginnt die eigentliche Implementierungsphase, die je nach Komplexität zwischen 2 und 12 Monaten dauern kann. Der Zeitpunkt, an dem die virtuelle Arbeitsumgebung geschaffen wird, ist der ideale Zeitpunkt, um die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten und, sobald das System eingerichtet ist, mit der Schulung zu beginnen.

Ordnung in den Papierkram bringen

Ohne Regelmäßigkeit der Tätigkeiten ist eine langfristige und das effiziente Dokumentenmanagement nicht möglich. Alle Aktivitäten, wie die Aufbewahrung von Dokumenten, ihr Fluss zwischen Mitarbeitern, Ablage, Nummerierung, Etikettierung oder Digitalisierung, sollten sorgfältig geplant und kontinuierlich durchgeführt werden. Unabhängig davon, ob es sich um ein Stück Papier oder ein elektronisches Dokument handelt, sollten Sie daran denken, die Anhäufung von Schreiben und damit Probleme zu vermeiden.

Jedes Dokument hat seine eigene Gültigkeit. Nach einer bestimmten Zeit verliert es seine Gültigkeit und kann ohne Folgen vernichtet werden. Es ist empfohlen, sich dieser Fristen bewusst zu sein und nicht mehr benötigte Akten regelmäßig zu entsorgen.

Mit den richtigen Tools ist es viel einfacher, Ordnung in Ihre Dokumentation zu bringen. Für die Sicherheit und eine einfache Organisation wird es empfohlen, Ihre Dokumente zunächst in Hüllen, dann in Ordner oder Mappen und schließlich an einen bestimmten Platz in einem Regal zu legen. Auch Aktenvernichter, Laminiergeräte oder Bindegeräte sind nützlich, ebenso wie Ablagefächer zur Ablage von Dokumenten auf dem Schreibtisch. Manche verwenden auch Haftnotizen oder Registerkarten, um kategorisierte Dokumente noch einfacher zu trennen. Wählen Sie die Tools, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter entsprechen.

Zusammenfassung

Jeder, der schon einmal mit Workflow-Systemen gearbeitet hat, weiß, wie sehr die Arbeit durch die Automatisierung von Prozessen erleichtert werden kann. Das rationelle Dokumentenmanagement des Unternehmens in seiner traditionellen Form, selbst wenn es perfekt angelegt ist, hinterlässt physische Probleme, die anders nicht zu umgehen sind. Die ordnungsgemäße Kategorisierung von Papieren, die Beseitigung von Ausfallzeiten bei der Nacharbeit oder die sichere Archivierung von Daten sind nicht so effektiv wie der Einsatz elektronischer Systeme. Das Management der Dokumenten-Workflows in virtueller Form wird uns Kosten und Zeit sparen und zahlreiche Fehler vermeiden.

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