Da die Grenzen zwischen Offline- und Online-Aktivitäten immer mehr verschwimmen, ist die Möglichkeit, elektronische Genehmigungen zu erteilen, wichtig. Die elektronische Signatur als rechtsverbindliches Instrument wurde in Polen erst 2016 eingeführt, ihre Beliebtheit hat jedoch infolge der Pandemie zugenommen, die Unternehmen mit einer neuen Realität konfrontiert wurden, in der die Verlagerung von Geschäftsprozessen in den digitalen Raum für ihre Entwicklung beinahe zwingend ist. Erwähnenswert ist auch, dass die Einführung des vertrauenswürdigen Profils ebenfalls zur Popularisierung der Unterzeichnung von Dokumenten mittels elektronischer Signatur beigetragen hat.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine elektronische Signatur ist, warum sie von immer mehr Unternehmen implementiert wird und welche Arten von elektronischen Signaturen es gibt.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist ein Instrument, das die Echtheit von Dokumenten sichert und die Identifizierung der Person ermöglicht, die das Dokument unterzeichnet hat. Unabhängig von der Art der Signatur wird sie von einer bestimmten Person unterzeichnet, was nach dem gleichen Prinzip wie eine eigenhändige Unterschrift funktioniert.
Die elektronische Signatur ist, wie der Name schon sagt, die nächste Stufe in der Entwicklung der Technologie, die es den Menschen ermöglicht, ihre Identität zu bestätigen, ohne dass sie Dokumente persönlich beglaubigen müssen. Eine solche Signatur wird dank eines mathematischen Algorithmus, der die Echtheit der auf dem Dokument enthaltenen Informationen erkennen kann, der persönlichen Unterschrift gleichgestellt. Ein mit einer elektronischen Signatur versehenes Dokument verliert seine Gültigkeit, wenn die im Dokument enthaltenen Daten verändert werden. Die Sicherheit dieses Instruments wird durch die Tatsache belegt, dass die elektronische Signatur in den Finanzämtern verwendet wird.
Eine elektronische Signatur funktioniert auf der Grundlage von Lösungen, die von zertifizierten Anbietern angeboten werden. Eine Signatur ist nur dann gültig, wenn sie von einer natürlichen Person geleistet und von dem Unterzeichnenden wissentlich verwendet wird. Die elektronische Signatur muss die Anforderungen der Verordnung erfüllen, nach der sie geleistet wurde. In der Europäischen Union heißt das eIDAS: Electronic IDentification, Authentication and trust Services.
Arten der elektronischen Signatur
Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen: nicht-qualifizierte (gemeinhin als einfache elektronische Signatur bezeichnet), fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Wie die Namen schon andeuten, unterscheiden sich diese Signaturen in der Art ihrer Fortgeschrittenheit.
Einfache elektronische Signatur
Einfache elektronische Signatur, auch nicht-qualifizierte einfache Signatur bezeichnet, obwohl sie rechtskräftig ist, ist der eigenhändigen Unterschrift nicht gleichzusetzen. Eine solche Signatur erfordert keine Identitätsprüfung und ist daher weniger fortgeschritten. Sie muss auch nicht auf einem separaten Gerät gespeichert werden.
Technisch gesehen kann sogar eine Signatur in der Fußzeile einer E-Mail-Nachricht als einfache Signatur betrachtet werden. Damit eine einfache Signatur rechtskräftig ist, muss sie von einem Vertrauensdienst geleistet werden. Dies setzt die Einschaltung eines Dritten voraus – in der Regel ein autorisiertes Unternehmen, das die Echtheit der Daten sichert. Selbst eine so einfache Lösung macht es unmöglich, viele Prozesse mit Standardverfahren zu digitalisieren.
Der Unterzeichnungsprozess ist sehr einfach, er erfordert in der Regel nur wenige Klicks. Auch das Ausstellungsverfahren ist sehr einfach: Es erfordert keine Identitätsprüfung. In der Regel wird eine Signatur geleistet, indem man auf einen Verifizierungslink klickt oder einen Scan eines Identitätsdokuments hochlädt.
In Anbetracht dessen ist die einfache Signatur nicht mit einer eigenhändigen Unterschrift gleichzusetzen. Sie hat keine rechtlichen Folgen, da sie gefälscht werden kann. Sie hat nur eine begrenzte Beweiskraft.
Es handelt sich um jede Art von Bestätigung der Echtheit eines Dokuments. Es kann sein, dass S nicht wissen, aber Sie verwenden es wahrscheinlich bereits in Ihrem Unternehmen.
Sie wird normalerweise nur im E-Mail-Verkehr verwendet. Es ist nicht sicher genug, um für die Authentifizierung von Dokumenten von größerer Bedeutung verwendet zu werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Fortgeschrittene Signatur ist die dritte Art der elektronischen Signatur. Träger, die fortgeschrittene elektronische Signatur leisten, müssen nicht alle Anforderungen erfüllen, die für diejenigen gelten, die qualifizierte elektronische Signatur leisten. Es handelt sich also um eine fortgeschrittenere als eine einfache Signatur, aber sie wird immer noch nicht vollständig wie eine eigenhändige Unterschrift behandelt. Eine solche Signatur basiert nicht auf einem Zertifikat, das auf einem separaten Gerät gespeichert ist, ist aber dennoch eine gute Alternative zur Erleichterung von Geschäftsprozessen, da sie die aufgezeichneten Daten in jedem Fall so bestätigen muss, dass jede Änderung dazu führt, dass das Dokument nicht mehr offiziell ist. Außerdem ist sie einer bestimmten Person zugeordnet.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene Signatur, die mit einem qualifizierten Gerät erstellt wird und ist mit einem autorisierten elektronischen Signaturzertifikat versehen.
Die Daten für die Signatur können nicht gestohlen werden, da sie auf einem speziellen Gerät gespeichert sind. Die qualifizierte elektronische Signatur muss von zertifizierten Anbietern erworben werden, was bedeutet, dass alle mittels dieser Signatur unterzeichneten Dokumente die gleiche Rechtskraft haben wie eigenhändig unterzeichnete. Darüber hinaus erstreckt sich diese Rechtskraft auch auf das Gebiet der anderen EU-Länder.
Ein mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnetes Dokument wird von einer Software zum Lesen von PDF-Dateien automatisch überprüft.
Vorteile und Beispiele für die Verwendung von elektronischen Signaturen
Eine elektronische Signatur garantiert die Echtheit und sichert die auf elektronischem Wege abgewickelten Transaktionen. Die elektronische Signatur ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierungsstrategie, da sie das gleiche Maß an Sicherheit bietet wie eine physische Unterschrift. Sie verhindert Identitätsdiebstahl und damit Betrug. Außerdem ermöglicht, verschiedene Verträge zu unterzeichnen und Dinge zu erledigen, ohne das Haus oder das Büro zu verlassen.
Dies ist ein wichtiges Element, wenn ein Unternehmen auf Papierdokumente vollständig verzichten möchte.
Ein gängiges Beispiel für die Verwendung einer elektronischen Signatur ist die Unterzeichnung von Verträgen und allen Arten von Dokumenten, die normalerweise mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen werden.
Es wird auch zur Unterzeichnung von beglaubigten Übersetzungen, zur Unterzeichnung von Zeugnissen oder Diplomen verwendet.
Zusammenfassung
Die digitale Signatur ist ein logischer Schritt in der Entwicklung der digitalen Sicherheit. Es hat viele Vorteile, weshalb Sie die Einführung dieses Instruments in Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen sollten, da es Ihnen auf lange Sicht Zeit und Geld spart. Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen, und jede von ihnen kann in verschiedenen Situationen und in allen Arten von Unternehmen verwendet werden: von Unternehmen, die von einer einzelnen Person geführt werden, bis hin zu großen Unternehmen.
Absolventin des Studiengangs Tourismus- und Freizeitmanagement an der IMC Fachhochschule Krems. Nach ihrem Abschluss stellte sie fest sie, dass ihre Berufung digitales Marketing ist. Bei Archman ist sie Marketingspezialistin und vertieft täglich ihr Wissen über SEO und SEM. Mariia interessiert sich für das Storytelling und liest in ihrer Freizeit meist Romane von Stephen King.