Heutzutage entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Umstellung von Papierdokumenten auf Systeme für den digitalen Dokumenten-Workflow oder erwägen dies. Der Grund dafür ist der Wunsch, nicht nur Geld und Zeit, sondern auch Papier zu sparen. Warum sollten Sie mehrere Formulare ausfüllen, wenn Sie alles in einem System auf einen Blick zur Verfügung haben können? Viele Unternehmen zögern jedoch noch mit der Umstellung, da sie über unzureichende Kenntnisse des Themas verfügen und widersprüchliche Informationen aus verschiedenen Quellen erhalten. Wenn auch Sie noch unschlüssig sind, ob dies eine gute Wahl ist, hoffen wir, dass dieser Artikel Ihre Zweifel ausräumen kann.
Wozu dient der digitale Dokumenten-Workflow?
Der digitale Dokumenten-Workflow ist zunächst ein IT-System, das die Digitalisierung von Dokumenten und die Verwaltung von Arbeitsabläufen auf der Grundlage von Workflow-Mechanismen ermöglicht. Sein Hauptzweck ist die Optimierung der Arbeit und die Gewährleistung der Sicherheit durch die Kontrolle des Informationsflusses und die Verringerung des Risikos von Datenverlusten.
Einer der wichtigsten Vorteile, der die Nutzer zur Nutzung des digitalen Dokumenten-Workflows motiviert, ist die Möglichkeit, jederzeit und von jedem Ort aus auf Dokumente zugreifen zu können, was mit der herkömmlichen Methode nicht möglich ist. Darüber hinaus können einige Prozesse automatisiert werden, was nicht nur die Kosten senkt, sondern auch Fehler minimiert, was sich positiv auf die Effizienz des gesamten Teams auswirkt.
Digitaler Dokumenten-Workflow und Gesetz – was müssen Sie wissen?
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Dokumente zu archivieren. Bis vor kurzem gab es nur die Möglichkeit, sie in Papierform aufzubewahren, aber die fortschreitende technologische Entwicklung hat dazu geführt, dass wir auch die mit der Führung des Unternehmens und Archivierung der Dokumentation zusammenhängenden Angelegenheiten den Computersystemen anvertrauen.
Das polnische Gesetz hat den digitalen Dokumenten-Workflow als zulässige Methode der Datenspeicherung anerkannt. Heutzutage werden elektronische Dokumente nicht nur von Privatunternehmen, sondern auch von Büros und medizinischen Einrichtungen verwendet. Trotz der zunehmenden Verbreitung dieser Methode gibt es jedoch immer noch viele, die sich scheuen, sich auf diese Methode umzustellen, weil sie nicht sicher sind, ob sie gesetzeskonform ist. Um die elektronische Form von Dokumenten zu authentifizieren, wurden in den letzten Jahren mehrere Gesetze und Verordnungen geschaffen, um diese Unklarheiten zu beseitigen.
Am 1. Januar 2019 ist das Gesetz über die Aufbewahrung von Arbeitnehmerdokumentation in Kraft getreten. Gemäß diesen Vorschriften wurde die elektronische Form der Arbeitnehmerdokumentation als gleichwertig mit der Papierform anerkannt. Im Falle der Fernarbeit ist die Bearbeitung dieser Art von Dokumenten in elektronischer Form sogar erforderlich, wenn der Arbeitgeber dies aus Datenschutzgründen zulässt.
Bei der Umstellung von Papier- auf elektronische Dokumente ist es jedoch wichtig, dass die Dokumente nach dem Einscannen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur einer befugten Person versehen werden, da sie sonst nicht gültig sind. Natürlich sollte auch die richtige Art der Aufbewahrung dieser Dokumente berücksichtigt werden. Dabei geht es vor allem um eine geordnete Ablage nach Kategorien und Abrechnungszeiträumen sowie um einen leichten Zugriff für alle, die sie benötigen.
Welche Dokumente können gesetzesgemäß elektronisch gespeichert werden und welche müssen in traditioneller Form aufbewahrt werden?
Obwohl elektronische Dokumente die gleiche Gültigkeit haben wie Dokumente in Papierform, gilt dies nicht für alle Arten von Dokumenten, und es gibt immer noch einige, die in Papierform vorliegen müssen. Im Allgemeinen gilt der Grundsatz, dass Dokumente, die in elektronischer Form erstellt wurden, in dieser Form bleiben können, während Dokumente, die ursprünglich auf Papier erstellt wurden, auf Datenträger übertragen werden können, mit einigen Ausnahmen.
Eine solche Ausnahme stellen die Rechnungen dar. Das liegt daran, dass sie gesetzesgemäß in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie ursprünglich erstellt wurden. Das bedeutet, dass sie, wenn sie auf Papier erstellt wurden, in dieser Form bleiben müssen, und zwar so in Buchungsperioden unterteilt, dass sie leicht auffindbar sind. Wurden sie hingegen in elektronischer Form erstellt, sind sie in dieser Form mit Hilfe von elektronischen Verarbeitungsgeräten zu archivieren.
Unter anderem können Verträge, MwSt.-Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Willenserklärungen, die bereits erwähnte Arbeitnehmerdokumentation und generell alle Dokumente, die in dieser Form erstellt wurden, in elektronischer Form funktionieren. Darüber hinaus ist die Digitalisierung von Krankenakten für Gesundheitsdienstleister erforderlich.
Was die Buchführungsunterlagen betrifft, so können gemäß dem Rechnungslegungsgesetz die Unterlagen, wie Einnahmen- und Ausgabenbücher für steuerliche Zwecke, Kontoauszüge und Steuererklärungen oder Buchhaltungsbelege, nach der Feststellung des Jahresabschlusses zusätzlich zur Papierversion in elektronischer Form aufbewahrt werden, sofern wir über die Ausrüstung verfügen, die es ermöglicht, die Dokumente in Form eines Ausdrucks wiederherzustellen. So können wir sie auf elektronische Datenträger übertragen, sind aber weiterhin verpflichtet, sie in ihrer ursprünglichen Form am Hauptsitz oder in der Zweigniederlassung aufzubewahren, und zwar in einer festen Reihenfolge, die an die Art der Buchführung angepasst ist. Diese Art der Archivierung kann auch auf andere Dokumente angewandt werden, mit Ausnahme u.a. der Dokumente, die sich auf die Übertragung der Verantwortung für Vermögenswerte beziehen, wichtigen Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten, die vom Leiter der Einrichtung festgelegt werden. Was die Steuerunterlagen betrifft, so schreiben die Vorschriften nicht vor, in welcher Form sie aufzubewahren sind. Das bedeutet, dass es kein Hindernis gibt, sie elektronisch zu speichern.
Kurz gefasst, nur die in den Gesetzen beschriebenen Arten von Dokumenten müssen gesetzesgemäß in Papierform aufbewahrt werden. Wenn Ihnen aber ein Dokument vorliegt, für das es keine Vorschriften gibt, kann es nur in elektronischer Form aufbewahrt werden.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der digitale Dokumenten-Workflow nicht nur eine gute Möglichkeit ist, Ressourcen zu sparen und Prozesse zu optimieren, sondern dass auch nichts dagegen spricht, Unternehmensdokumente mit seiner Hilfe zu archivieren. Diejenigen Dokumente sind aber zu beachten, die in elektronischer Form vorliegen müssen. Und unabhängig von der Art des Dokuments müssen angemessene Vorschriften für die Aufbewahrung und Organisation befolgt werden.
