Die Menge an Finanzinformationen und Transaktionen aller Art kann wirklich überwältigend sein. Heutzutage ist es für größere Unternehmen nicht mehr möglich, ausschließlich mit Excel-Tabellen zu arbeiten. Wenn wir unsere Aktivitäten planen und den Haushalt des Unternehmens kontrollieren wollen, ist es notwendig, eines der auf dem Markt erhältlichen Tools zu verwenden, das nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch hilft, vollwertige Analysen durchzuführen, Haushaltsprognosen zu erstellen oder viele Fehler zu vermeiden.
In diesem Artikel werden wir uns näher mit dem Thema und der Funktionsweise der Haushaltsaufstellung befassen. Wir werden auch erörtern, wie ein Workflow-System für die Haushaltsaufstellung implementiert werden kann und wie der Kostenrechnungs-Workflow gegenüber der Haushaltsaufstellung in einem Unternehmen funktioniert.
Haushaltsaufstellung in einem Unternehmen – wichtigste Informationen
Die Haushaltsaufstellung ist der Prozess der Planung und Durchführung aller Finanzströme innerhalb eines Unternehmens. Dies bezieht sich auf eingehende, ausgehende sowie auf interne Finanzströme. Dabei geht es nicht nur darum, künftige Transaktionen aufzuschlüsseln und zu kategorisieren, sondern auch zu überwachen, inwieweit der Haushalt ausgeschöpft wurde und wie auf Vorfälle reagiert werden kann.
Natürlich muss nicht jedes Unternehmen seinen Haushalt für die Zukunft planen. Es wird jedoch für mittlere und größere Unternehmen, in denen die einzelnen Abteilungen getrennt abrechnen und in denen Tools für die Analyse und das Controlling des Haushalts einen wertvollen Vorteil darstellen, eindeutig empfohlen. Heutzutage arbeiten Unternehmen am häufigsten mit dem Haushalt durch den Einsatz von ERP- und Workflow-Systemen. Der Hauptunterschied zwischen den beiden ist ihr Zweck. ERP-Plattformen legen den größten Wert auf die Überwachung von Finanzströmen, während der Workflow für die Planung und Abstimmung von Umlaufsschritten verwendet wird. Natürlich gibt es eine ganze Reihe von Systemen auf dem Markt, die beide Tools in einer einzigen Lösung vereinen und so den Haushaltsaufstellungsprozess vereinfachen.
Zu den wichtigsten Funktionen der Haushaltsaufstellung gehören:
- Bereitstellung von Informationen zur Unterstützung der Unternehmensführung;
- Harmonisierung der Aktivitäten;
- Stärkung der Kommunikation;
- Motivierung der Mitarbeiter;
- Bewertung der Leistung der Mitarbeiter, insbesondere auf der Führungsebene;
- Ausrichtung der Aktivitäten auf der der Führungsebene auf die Ziele des Unternehmens;
- Erleichterung der Planung von Unternehmensaktivitäten;
- Schaffung der Grundlage für die Steuerung von Aktivitäten;
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen;
- Verringerung der finanziellen Risiken
Wie kann ein Haushaltsprogramm in einem Unternehmen eingeführt werden?
Bei der Auswahl eines Workflow-Systems zur Erleichterung der Haushaltsaufstellung ist es von entscheidender Bedeutung, das richtige Programm zu wählen, das unseren Anforderungen in Bezug auf die verfügbaren Funktionen entspricht.
Wenn Sie die verfügbaren Lösungen prüfen, sollten Sie sich Fragen stellen:
- Erlaubt Ihnen das System die Kontrolle über den festgelegten Haushalt?
- Ist es in der Lage, mehrdimensionale Analysen und Berichte zu erstellen?
- Erlaubt es die Erstellung von Teilhaushalt und Finanzszenarien?
- Ist das Programm mit anderen Systemen kompatibel?
Sobald ein geeignetes System ausgewählt wurde, beginnt der Implementierungsprozess. Auf dieser Etappe lohnt es sich, auf die Analyse und eine geschickte Kostenplanung zu setzen. Beginnen Sie mit der Planung von Kostenstellen. Wie werden die Kosten in Ihrem Unternehmen organisiert? Welche Arten von Kosten gibt es? Die optimale Lösung ist die Schaffung von Strukturen in Form eines Baumes, dessen Zweige den einzelnen Bereichen innerhalb des Unternehmens entsprechen, z. B. Logistik oder Marketing. Dank der kollektiven Aggregation von Daten ist es viel einfacher, mehrdimensionale Analysen durchzuführen, und wir erhalten auch ein transparentes Bild davon, was in den einzelnen Bereichen unseres Unternehmens geschieht. Es ist leicht, laufend neue Zweige hinzuzufügen, so dass wir, wenn neue Arten von Ausgaben entstehen, diese leicht von den übrigen trennen können.
Aber wie sieht es mit der praktischen Seite des Dokumenten-Workflow aus?
Haushaltsbuchführung mit Kostenrechnung
Der Haushaltsplan umfasst Finanzdokumente aller Art. Dabei kann es sich um Bestätigungen über Zahlungen an Mitarbeiter, Personalkosten, Lagerumschlag oder z. B. Kostenrechnungen handeln, auf die wir uns konzentrieren werden.
Eine Kostenrechnung ist ein Dokument, das sofort als Aufwand verbucht wird. Diese Rechnung stellt die Ausführung des Haushaltsplans dar. Mit der richtigen Software für die Haushaltsaufstellung können wir den Haushaltsplan mit seiner Ausführung in Echtzeit vergleichen. Dazu können Ausgaben wie Büromiete, Kraftstoff für einen Firmenwagen, Computerausrüstung, Möbel, Internet- oder Telefongebühren oder auch Lebensmittel oder Kleidung gehören.
Gehen wir an den digitalen Workflow der Kostenrechnung. Sie kann von jedem Mitarbeiter dem System hinzugefügt werden. Eine intelligente Plattform mit OCR-Funktion ist in der Lage, sofort alle Informationen aus dem Dokument zu lesen und in das Formular zu übertragen. Andere Daten oder Notizen, die nicht in der Rechnung enthalten sind, werden von den zuständigen Mitarbeitern ergänzt. Wenn alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden, kann das Kostendokument an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet werden, die es entweder akzeptiert oder mit Hinweisen auf Korrekturen an die zuständige Person zurückleitet. Erst wenn die akzeptierte Rechnung ihren Umlauf beendet hat, werden die Finanzdaten aus dem Dokument in den Haushaltsplan übertragen.
Im System lassen sich die Kosten innerhalb des Dekrets leicht in einzelne Elemente wie MPK, Abteilung, Aufgabe oder Projekt aufteilen. Der Haushaltsbaum kann in eine beliebige Anzahl von Zweigen unterteilt werden, denen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen Kosten zuweisen können.
Mehr über den Workflow der Kostenrechnung im Unternehmen erfahren Sie in diesem Artikel.
Zusammenfassung
Der Einsatz eines IT-Systems für die Haushaltsaufstellung ist derzeit nicht nur eine Lebenserleichterung. Der Verzicht auf dieses System behindert die finanzielle und buchhalterische Arbeit und schränkt unsere Möglichkeiten der Verwendung der Haushaltsplans und Reaktion auf gefährliche Situationen ein. Beim Workflow der Kostenrechnung ist es wichtig, einen digitalen Dokumenten-Workflow zu implementieren, der es allen Mitarbeitern ermöglicht, effizient zu arbeiten und das Fehlerrisiko zu minimieren, und zwar dank der Automatisierung des Buchhaltungsprozesses.
