HR-Systeme für hartes und weiches Personalmanagement

Personalabteilungen sehen sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, Vorschriften, die es nicht immer ermöglichen, alle HR-Aktivitäten aus der Ferne zu organisieren, mit den aktuellen wirtschaftlichen Einschränkungen in Einklang zu bringen. Ist dann das Personal- und Gehaltsabrechnungssystem für das Personalmanagement heutzutage ausreichend, oder sollten wir jedoch nach anderen Programmen suchen, um die Arbeit der HR-Abteilung zu unterstützen? Bevor wir die Frage beantworten, analysieren wir die Situation:

Welche Unterstützung wird für die HR-Abteilung benötigt?

Derzeit steht uns auf dem Markt eine breite Palette von Programmen zur Verfügung, die sich mit spezifischen Problemen des Personalmanagements befassen. Dazu gehören  – insbesondere derzeit – Ferneinstellung und ihre Automatisierung, Verwaltung der Arbeitszeit der Mitarbeiter, elektronische Signierung von Verträgen oder Führung elektronischer Personalakten.

Viele Programme versuchen, mehr als ein Bedürfnis der HR-Abteilungen zu befriedigen, aber erst die Möglichkeit, das System für ein bestimmtes Unternehmen zu personalisieren, verschafft einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen.

Darüber hinaus ermöglichen solche personalisierten HR-Unterstützungssysteme die Verwaltung von Kompetenzen der Mitarbeiter, Erstellung von Haushaltsplänen für die kommenden Jahre, und der elektronische Umlauf von Personal- und Gehaltsabrechnungsdokumenten ermöglicht eine schnelle Überprüfung oder Verifizierung von Verträgen und Rechnungen.

Lohnt es sich, in ein spezielles HR-System zu investieren? 

Gängige ERP-Systeme verfügen bereits über eine Vielzahl von Modulen zur Unterstützung des Personalmanagements, und vor allem die Personal- und Gehaltsabteilungen kennen sie gut. Die Einführung eines neuen Systems ist daher fast immer mit Widerstand seitens der Mitarbeiter und ihrer Angst vor einer Ausweitung der mit diesem Programm verbundenen Verantwortung verbunden. Ist das richtig? Nein, denn das Gegenteil ist gerade der Fall.

Die ERP-Systeme ermöglichen es selten, die unabdingbaren Module an die Art der Branche anzupassen, in der das Unternehmen tätig ist, und eine solche Möglichkeit bieten spezielle HR-Systeme, deren Implementierungsteams ihre Funktionen an die Besonderheiten der Geschäftstätigkeit des Unternehmens anpassen. Dazu kommt, dass traditionelle Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme nicht immer eine angemessene Unterstützung bieten, insbesondere beim weichen Personalmanagement, aber spezielle HR-Systeme schon.

Heutzutage, wann die ortsungebundene Arbeit an der Tagesordnung zu sein scheint, ist es sehr wichtig, dass die HR-Unterstützungssysteme von überall auf der Welt zugänglich sind – sowohl zu Hause als auch am Arbeitsplatz. Daher wird die Übertragung einiger Prozesse ins Internet, wie z. B. das Einstellungsverfahren oder die Unterzeichnung von Verträgen nicht nur zu einer Notwendigkeit, sondern bringt auch messbare Vorteile. Darüber hinaus können die Daten in solchen Systemen den richtigen Personen leicht zugänglich gemacht werden, und Dokumente, die die gesamte Organisation betreffen, können an demselben Ort aufbewahrt werden, wodurch die Anzahl der bedienten Systeme im Unternehmen erheblich reduziert werden kann.

Möglichkeiten der NAVIGATOR-Plattform im HR-Bereich

Die NAVIGATOR-Plattform ist auch eine Software für das Mitarbeitermanagement. 

Das System unterstützt ausgezeichnet das Einstellungsverfahren durch ein spezielles Modul, mit dem ein personalisierter Bewerbungsbogen für das jeweilige Einstellungsverfahren und das bestimmte Unternehmen erstellt werden kann. Wie sieht es in der Praxis aus?

Die Bewerber füllen ein entsprechendes Formular aus und fügen ihren Lebenslauf bei, und das System sammelt alle Informationen an einem Ort. Die für das Einstellungsverfahren zuständige Person hingegen kann entsprechende Notizen bei jeweiligen Bewerbern beifügen, so dass andere an dem Prozess beteiligte Benutzer entscheiden können, ob sie ein Vorstellungsgespräch führen oder den Bewerber ablehnen sollten. Darüber hinaus können Bewerbungslinks sowohl in allgemein bekannten Portalen für das Einstellungsverfahren als auch auf der Website des Unternehmens angebracht werden, und eingehende Bewerbungen befinden sich an einem dafür gewidmeten Ort, was ihre effiziente Suche und Überprüfung ermöglicht, ohne dass sie sich bei den Portalen für das Einstellungsverfahren anmelden müssen.

NAVIGATOR unterstützt und optimiert auch den Prozess der Vertragsabwicklung. 

Zu den Möglichkeiten, die das System bietet, gehören nicht nur die Automatisierung des Prozesses der Annahme von Verträgen, ihrer Unterzeichnung und Archivierung, sondern auch das Einstellen von E-Mail-Erinnerungen über die Vertragsbeendigung, die Notwendigkeit der Durchführung von regelmäßigen Untersuchungen oder Schulungen im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitshygiene, wodurch unangenehme mit der Nichteinhaltung der geltenden Fristen zusammenhängende Folgen vermieden werden können.

Die Funktion der Speicherung von Personaldokumenten an einem Ort sowie die Möglichkeit, die Daten der entsprechenden Person zur Verfügung zu stellen, erleichtern auch erheblich die schnelle Datensuche.

Ein weiterer Vorteil des NAVIGATOR-Systems ist die Möglichkeit, Abwesenheiten von Mitarbeitern zu erfassen und während ihrer Abwesenheit einen Stellvertreter zu bestimmen, und ein spezielles Dokument zur Abrechnung von Dienstreisen ermöglicht eine einfachere Abrechnung und gibt die Möglichkeit, die Richtigkeit der von den zuständigen Abteilungen eingegebenen Daten auf dem Laufenden zu überwachen. Informationen über abgeschlossene Dienstreisen, die noch nicht abgerechnet wurden, erleichtern es den Buchhaltungs- und HR-Abteilungen die Abrechnungsfristen einzuhalten.

Auch die Tatsache, dass das System in das Personal- und Gehaltsabrechnungsprogramm und andere Unterstützungssysteme für die HR-Prozesse integriert werden kann, ist hier von Bedeutung.

Die Unterstützungssysteme für die HR-Prozesse, wie z. B. NAVIGATOR, insbesondere angesichts zahlreicher pandemiebedingter Einschränkungen, sind für die Aufgaben des Teams für das Personalmanagement inzwischen unabdingbar geworden. Sie verbessern Prozesse in jedem Unternehmen erheblich, vom Einstellungsverfahren bis zur Erfüllung der laufenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern. Sicherlich wird jeder, der NAVIGATOR trotz anfänglicher Bedenken benutzt, es sehr schnell schätzen.

Krystyna Szydłowska:
Absolventin in der Fachrichtung Management mit der Spezialisierung Finanz- und  Rechnungswesen an der Wirtschaftsuniversität Krakau. Aus Leidenschaft und von Beruf Buchhalterin (bei Archman). Als Stipendiatin an der WSEI-Hochschule für Wirtschaft und Informatik in Krakau tätig. Sie gibt ihr Wissen gerne weiter, indem sie Kurse an  Postgradualen Studiengängen an der WSEI-Hochschule für Wirtschaft und Informatik führt. Außerdem ist sie Ausbilderin auf dem Gebiet: Berechnung von Aufschlägen und Gehältern und computergestützte Finanz- und Buchhaltungssysteme. Aktuell mit ihrer Berufserfahrung arbeitet sie als IT-Projektmanager bei Archman und unterstützt Kunden bei der Implementierung der NAVIGATOR-Systemintegration im Bereich Rechnungswesen.