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Lohnt sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Kategorie: Blog, Management
Lohnt sich die Automatisierung von Geschäftspozessen Archman

Schneller! Mehr! Effizienter! Wir bemühen uns ständig, unsere Arbeit und unsere Ressourcen optimal zu nutzen. Schließlich wollen wir nicht hinter unsere Konkurrenz zurückfallen. Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Sie jeden Tag unwiederbringlich Tausende von Zloty verlieren, nur weil Sie die Lösungen, die direkt vor Ihnen liegen, nicht nutzen? Lösungen, die seit Jahren für mittlere und große Unternehmen unverzichtbar sind? Nicht umsonst zählt Gartner die Prozessautomatisierung schon 4 Jahre in Folge zu den wichtigsten Trends der technologischen Entwicklung. Dank der entwickelten Anwendungen kann jeder die Arbeit in seinem Unternehmen automatisieren. Aber was bedeutet das wirklich?

Was ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Viele der Tätigkeiten, die von Menschen ausgeführt werden, können ohne menschliches Zutun durchgeführt werden. Etwas, das komplexe logistische Vorgänge erfordert, lässt sich mit wenigen Klicks lösen. Das gerade ist die Automatisierung. Es ist ein ständiges Bestreben, die Anzahl und den Schwierigkeitsgrad der von einem Arbeitnehmer ausgeführten Aufgaben zu minimieren. Dadurch können sie sich auf verantwortungsvollere (und vor allem) weniger monotone Aufgaben konzentrieren.

Lohnt es sich, auf die Prozessautomatisierung zu setzen?

Natürlich passt nicht immer alles, was zu mehr Effizienz führt, zu jedem Unternehmen. Vor allem Inhaber kleinerer Unternehmen fragen sich vielleicht, ob sich die Prozessautomatisierung lohnt.

Den Statistiken zufolge profitieren die Unternehmen jedoch erheblich von der Einführung von Automatisierungslösungen. Eines der bekanntesten Beratungsunternehmen für strategisches Management, McKinsey & Company, berichtet, dass eine von drei Aufgaben in einem Unternehmen ohne menschliches Zutun erledigt werden kann. Darüber hinaus geben mehr als 80 % der Manager an, dass sie ihre Arbeit beschleunigen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und ihren Einsatz in der Telearbeit auszuweiten.

Auch Gartner weist auf die Bedeutung dieses Trends hin. Es wird prognostiziert, dass 69 % der Managementaufgaben bis 2024 automatisiert sein werden.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung kann besonders nützlich sein, wenn Sie eine große Anzahl von Aufgaben haben oder wenn Aufgaben von vielen Personen gleichzeitig erledigt werden müssen. Der Computer kann diese Aufgaben effizienter und zu jeder Tageszeit erledigen. Dies steigert die Produktivität des gesamten Unternehmens und der einzelnen Mitarbeiter und senkt die Kosten für deren Engagement. Auch Fehler und organisatorisches Chaos sind weniger wahrscheinlich.

Auch wenn nicht alle Tätigkeiten an Maschinen delegiert werden können, so lassen sich doch unzählige von ihnen durch sie verbessern. Zu den am häufigsten automatisierten Prozessen in einem Unternehmen gehören Tätigkeiten wie:

  • Erstellung von Kundenfallstudien
  • Datenerfassung und -analyse.
  • Auftragsüberwachung
  • Produkteinführung auf dem Markt
  • Rechnungsstellung und Berichterstellung
  • Überwachung der Arbeit der Mitarbeiter

lohnt es sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Steigerung der Produktivität

Der Hauptnutzen der Prozessautomatisierung im Unternehmen ist eine allgemeine Produktivitätssteigerung. Indem wir sich wiederholende Aufgaben an den Computer delegieren, können wir den Mitarbeitern angenehmere, kreativere Aufgaben überlassen, die sich wirklich auf das Unternehmen auswirken, anstatt nur eine logistische Lücke zu füllen. Gleichzeitig nutzen wir unsere Ressourcen effizienter, und die Mitarbeiter sind produktiver und engagierter bei ihrer Arbeit.

78% der Manager sagen, dass die Automatisierung von Aufgaben die Produktivität aller Beteiligten erhöht.

Zeitersparnis

Ein Mensch kann nicht schneller sein als eine Maschine. Egal, wie sehr Sie sich anstrengen, das System führt alle Berechnungen und Aktionen durch, bevor Sie auch nur mit der Wimper zucken. Die Verkürzung der Bearbeitungszeit resultiert sowohl aus der Beseitigung von Kommunikations- und Logistikproblemen als auch aus der Geschwindigkeit der Computer.

73% der IT-Manager geben an, dass die Mitarbeiter durch die Prozessautomatisierung zwischen 10% und 50% der Zeit einsparen, die sie zuvor für manuelle Aufgaben aufgewendet haben.

Senkung der Geschäftsprozesskosten

Laut Forbes amortisiert sich eine Investition in die Automatisierung in der Regel innerhalb weniger Monate bis Jahre und spart zwischen 40 und 75 % der Kosten. Dies ist nicht überraschend. Eine Maschine, die ihre Arbeit macht, ersetzt jeden Tag viele Arbeiter zur gleichen Zeit. Es erspart uns die Kosten von Fehlern und geringer Prozesseffizienz. Bei größeren Unternehmen führen Lösungen wie künstliche Intelligenz oder Business Intelligence zu noch größeren Ersparnissen, da das System selbst lernt, wie es die Arbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens besser bewältigen kann. Sie sind jedoch mit erheblichen Kosten verbunden, die für kleinere Unternehmen nicht notwendig sind.

Verringerung des Fehlerrisikos

Wenn wir einen Mitarbeiter und einen Computer nebeneinander stellen und ihnen dieselbe Aufgabe 100 Mal geben, wer garantiert uns dann, dass sie sie fehlerfrei ausführen? Zweifellos schafft das die Maschine, die, wenn sie richtig programmiert ist, eine Handlung immer wieder ausführen kann, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers minimiert wird. Und wie wir alle wissen, weniger Fehler = Kosten- und Zeitersparnis.

Standardisierung von Geschäftsprozessen

Die Standardisierung von Prozessen ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung im Unternehmen. Nehmen wir zum Beispiel das Verfahren für den Produktverkauf. Zunächst muss die Aktion registriert und ihre Verfügbarkeit geprüft werden. Dann muss der Auftrag fertiggestellt und verpackt werden, und die Zahlung muss beglichen und verbucht werden. Schließlich muss das Produkt versandt und sein Erhalt vom Verbraucher bestätigt werden.

Bei jedem dieser Schritte kann zumindest teilweise eine Automatisierung erfolgen. Durch die Vorbereitung vorgefertigter Formulare und Verfahren wird die Registrierung und Buchführung wesentlich effizienter. Andererseits hilft ein virtuelles System, das alle Bestands- und Verbraucherinformationen enthält, bei der logistischen Planung des Projekts, da alle Daten an einem Ort gesammelt werden.

Mit der richtigen Plattform sind wir in der Lage, jede Aufgabe an die richtige Person zu delegieren, Entscheidungen auf wenige ausgewählte Optionen zu beschränken und die Zeit für den Informationsfluss sowohl zwischen unseren Mitarbeitern als auch zwischen Kunden zu verkürzen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

Ein weiterer Grund, warum die robotergestützte Prozessautomatisierung die Arbeitseffizienz steigern kann, ist die Beseitigung von Kommunikationshindernissen. Die Zusammenarbeit ist viel einfacher, wenn wir in einem Umfeld arbeiten, das speziell dafür vorgesehen ist. Alle notwendigen Elemente befinden sich an einem Ort, auf den wir im Büro, zu Hause oder in der Straßenbahn zugreifen können. Wir müssen unsere Mitarbeiter nicht anrufen, um zu erfahren, ob eine Aufgabe erledigt ist. Das System übernimmt diese Aufgabe für uns, indem es den Status einer bestimmten Tätigkeit und die erforderlichen Maßnahmen anzeigt und so das lästige Organisationschaos beseitigt.

Was ist bei der Planung der Implementierung der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu beachten?

Ohne angemessene Vorbereitung können keine zufriedenstellenden Ergebnisse erzielt werden. Es lohnt sich, etwas Zeit zu investieren, um die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens und die verschiedenen Systeme mit ihren vielfältigen Funktionen kennen zu lernen. Schließlich wollen Sie das effektivste Tool zu einem vernünftigen Preis wählen.

Listen Sie Ihre Ziele und die verschiedenen Worklflows auf, die Sie automatisieren möchten. Denken Sie daran, dass die Einführung eines solchen Systems ein Prozess ist, der sogar bis zu mehreren Monaten dauern kann. Es wird einige Zeit dauern, Worklfows zu erstellen und Mitarbeiter zu schulen. Die Ergebnisse werden sich später zeigen.

Zusammenfassung

Auf dem polnischen Markt wird es nur mehr Unternehmen geben, die die Automatisierung nutzen. Die Vorteile solcher Lösungen sind enorm. Sie reichen von der Steigerung der Effizienz von Prozessen innerhalb und außerhalb des Unternehmens bis hin zu Kostensenkungen durch die Verringerung von Fehlern und Erledigungszeiten für Aufgaben. Egal, ob Sie ein Großhandelslager verwalten, Büromaterial herstellen oder IT-Dienstleistungen anbieten, von der Automatisierung wird Ihr gesamtes Unternehmen profitieren.

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