Die Aufmerksamkeit der Unternehmen für den digitalen Dokumenten-Workflow nimmt täglich zu. Das Nationale E-Rechnungs-System stößt derzeit auf großes Interesse im Hinblick auf die Geschäftstätigkeit und die Rechnungserfassung. Ist es möglich, einen digitalen Dokumenten-Workflow zu implementieren und diesen in das Nationale E-Rechnungs-System zu integrieren? Ist der Einsatz des Dokumenten-Workflow-Systems im Hinblick auf die obligatorische Verwendung des Nationalen E-Rechnungs-Systems sinnvoll? Wie können bereits bestehende Systeme in das Nationale E-Rechnungs-System integriert werden? Antworten auf alle Fragen finden Sie in dem folgenden Artikel, der von unserer Vertriebsabteilung verfasst wurde.
Was ist das Nationale E-Rechnungs-System?
Das Nationale E-Rechnungs-System wird es ermöglichen, so genannte „strukturierte“ Rechnungen auszustellen und sie zur Verfügung zu stellen. Eine strukturierte Rechnung mit einem einheitlichen Design, die mit dem Nationalen E-Rechnungs-System ausgestellt wird, oder eine an die formalen Anforderungen angepasste Rechnung, die in dem vom Unternehmen derzeit verwendeten System ausgestellt wird. Die Idee dazu kam vom Finanzministerium, das ein einheitliches Rechnungsstellungssystem einführen wollte.
Das System wurde ab Januar 2022 eingeführt und dient als eine der akzeptablen Formen der Dokumentation von Transaktionen. Das Ministerium plant, dass im Jahr 2023 das Nationale E-Rechnungs-System zu einer obligatorischen Lösung wird.
Ab dem 01.01.2022 ist es möglich, Rechnungen auszustellen, in Form von:
- strukturierten elektronischen Rechnungen (elektronische Rechnungen, die über das Nationale E-Rechnungs-System ausgestellt werden)
- elektronischen Rechnungen (PDF, XML, Rechnungen mit elektronischer Signatur)
- Papierrechnungen
Strukturierte Rechnungen können mit den vom Finanzministerium zur Verfügung gestellten kostenlosen Tools und mit kommerziellen Systemen (eigene Buchhaltungssoftware, die in diese Software integriert ist) ausgestellt werden.
Wer wird die Möglichkeit haben, das Nationale E-Rechnungs-System zu nutzen?
Das Nationale E-Rechnungs-System können nutzen:
- Unternehmer, die als aktive Steuerzahler registriert sind
- von der Mehrwertsteuerpflicht befreite Unternehmen
- Steuerzahler, die in Polen für das spezielle One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) identifiziert wurden, mit einer polnischen Steueridentifikationsnummer NIP.
Wie funktioniert das?
Durch das einheitliche System entfällt die Notwendigkeit, dem Käufer eine Rechnung zu schicken. Die Nutzer des Nationalen E-Rechnungs-Systems können Rechnungen direkt an die Rechnungsdatenbank senden, die es dem Käufer ermöglicht, sich in die Rechnung einzuloggen und sie herunterzuladen, sobald der Rechnung Identifikationsdaten (eine eindeutige Rechnungsnummer im Nationalen E-Rechnungs-Systems) zugewiesen wurden. Wenn Sie Rechnungen in Ihrem eigenen Finanz- und Buchhaltungssystem ausstellen, ist es notwendig, eine Integration mit dem Nationalen E-Rechnungs-System vorzunehmen, zum Beispiel über die API. Derzeit wird an der Anpassung von NAVIGATOR-System in diesem Bereich und an der Möglichkeit gearbeitet, elektronische Rechnungen gemäß neuen Richtlinien auszustellen, an das Nationale E-Rechnungs-System zu senden bzw. von dort herunterzuladen. Der geplante Termin für die Einführung der Funktion ist April dieses Jahres.
Auswirkungen des Nationalen E-Rechnungs-Systems auf die Workflow-Systeme
Das Nationale E-Rechnungs-System wird als IKT-System viele neue Lösungen einführen und eine Reihe von Funktionen bieten, die eine bessere Kontrolle über den Prozess der Ausstellung, Registrierung und Abrechnung von Rechnungen aus der Sicht des Unternehmers und des Steuerzahlers ermöglichen. Die Lösung des Nationalen E-Rechnungs-Systems sollte jedoch als ein Tool zur Verbesserung der Verwaltung von Einkaufs- und Kostendokumenten betrachtet werden. Die Verwendung dieses Tools und seine Integration mit dem ECM/Workflow-System, dem elektronischen Dokumenten-Workflows oder dem DMS wird sich positiv auf die Dokumentenverwaltung in der gesamten Organisation auswirken.
Vorteile der Verwendung des Nationalen E-Rechnungs-Systems
Die Kombination von NAVIGATOR und Nationalen E-Rechnungs-System wird unseren Kunden neue Möglichkeiten eröffnen, und dank des standardisierten Rechnungsformulars werden wir in der Lage sein, ein Formular zu erstellen, das den Nationalen E-Rechnungs-Systems-Anforderungen entspricht. So können Rechnungen direkt in NAVIGATOR ausgestellt, versendet und heruntergeladen werden, ohne dass man sich in das Nationale E-Rechnungs-System einloggen muss, wenn der Nutzer die Systeme zuvor integriert hat. Auch der Umfang der Daten auf der Rechnung in das Nationale E-Rechnungs-System wird erweitert, die mit Hilfe des NAVIGATOR-Systems leicht in das Rechnungsformular aufgenommen werden können.
Die Implementierung von NAVIGATOR vervollständigt den Prozess des Rechnungs-Workflows, da er es ermöglicht, einen dedizierten Workflow zu erstellen, der Entscheidungsschleifen und unterschiedliche Umlaufwege in Abhängigkeit von den Dokumenteneigenschaften, z. B. dem Betrag, sowie der Position in der Organisationsstruktur berücksichtigt. Das System ist mit einer Reihe von Assistenten ausgestattet: Prozesse, Formulare, Ausdrucke, die es ermöglichen, praktisch jede Art von Dokument zu erstellen und zu bearbeiten und Geschäftsprozesse in einer Organisation zu verwalten.
Die NAVIGATOR-Plattform ermöglicht darüber hinaus eine umfassende Abwicklung von Geschäftsprozessen, die auf verschiedenen Dokumenten- und Rechnungstypen basieren. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements können wir auch den gesamten Einkaufsprozess durchlaufen und verschiedene Arten von Dokumenten innerhalb eines einzigen Einkaufsprozesses miteinander verknüpfen, unter anderem:
- Nachfrage
- Angebote von Lieferanten
- Aufträge (Proforma–Rechnungen)
- Kaufverträge
- Einkaufsrechnungen
- Einkaufsrechnungen für Materialien
Darüber hinaus können Dokumente mit einem Auftragnehmer und seiner Service-Historie verknüpft werden, die z.B. von Vertriebsmitarbeitern in der CRM-Anwendung erfasst und gepflegt werden.
Eine weitere Möglichkeit, die NAVIGATOR bietet, ist die elektronische Unterschrift, die von Unternehmen immer häufiger verwendet wird, um Dokumente zu prüfen und zu akzeptieren.
Zusammenfassung
Die Einführung des Nationalen E-Rechnungs-Systems sollte als eines der zusätzlichen Tools in der Unternehmensarchitektur von IT-Systemen betrachtet werden, mit denen der Prozess der Ausstellung, Registrierung und Abrechnung von Einkaufs- und Kostendokumenten rationalisiert werden soll. In Kombination mit NAVIGATOR werden beide Systeme die Prozesse der Rechnungserstellung und -aufbewahrung im Unternehmen verbessern.
Marketing-Praktikant und Student für Management und neue Technologien. Hat Interesse an der Implementierung technologischer Lösungen im Unternehmen und in der Verwaltung. Leidenschaftlicher Anhänger für kubanische Zigarren, gute Musik und das Gitarrenspiel.
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