Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass KGHM Polska Miedź S.A. das NAVIGATOR-System implementiert hat. Dies ist unsere bisher größte Implementierung, die bis Januar 2019 zurückreicht. KGHM hat sich seit mehr als 60 Jahren eine führende Position in der Kupfer- und Silberproduktion erarbeitet. Sicherheit, Zusammenarbeit, Verantwortung, Ergebnisorientierung und Mut – das sind die Leitwerte von KGHM. Heute ist es nicht nur eines der größten polnischen Staatsunternehmen, das an der größten polnischen Börse WIG20 tätig ist, sondern auch ein weltweit führender Hersteller von Kupfer und raffiniertem Silber.
Situation vor der Implementierung von NAVIGATOR bei KGHM
Für eine durchschnittliche Aufgabe erstellte die Abteilung Forschung und Entwicklung etwa 30 verschiedene Dokumente. Jedes dieser Dokumente musste von Hand vorbereitet, gedruckt und unterschrieben werden. Darüber hinaus musste jede Aufgabe manuell in einen Plan (Excel-Datei) eingefügt werden, und demnächst sollte der Stand der Implementierung regelmäßig in derselben Excel-Datei angezeigt werden. Dieser Prozess war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Außerdem war eine sehr gute Kenntnis der Vorschriften der Abteilung Forschung und Entwicklung erforderlich, so dass diese Aufgaben nicht an weniger erfahrene Mitarbeiter übertragen werden konnten. Das Sammeln der unterzeichneten und genehmigten Dokumente in Papierform und ihr Versand mit der internen Post war ein weiterer zeitaufwendiger Faktor bei der Erledigung von Aufgaben.
Ziele des Projekts
- Abkehr von der Papierform
- Digitaler Workflow
- Elektronische Unterschriften
- Prozessautomatisierung
Wir haben uns ziemlich lange auf das Projekt vorbereitetet, etwa 1,5 Jahre. Die solide Vorbereitung des Projekts hat sich mit seiner reibungslosen Implementierung ausgezahlt, sagt Piotr Spaliński, Chefingenieur der Abteilung Forschung und Entwicklung. – In dieser Zeit habe ich persönlich an vielen Konferenzen zum Thema digitaler Dokumenten-Workflow teilgenommen. So konnte ich mir einen guten Überblick über die auf dem Markt befindlichen Lösungen und ihre Möglichkeiten verschaffen. Sowohl der Umfang als auch die Erwartungen an die Lösung waren sehr genau bestimmt. Die Mitarbeiter von Archman waren von Anfang an offen für alle Vorschläge und Anmerkungen. Zugegeben brauchten wir eine Weile gebraucht, um uns gegenseitig zu „kennenzulernen“ (vor allem sie uns), aber der Beginn der Arbeiten verlief reibungslos.
Implementierung von NAVIGATOR bei KGHM
Die Implementierung von NAVIGATOR war in vier Phasen unterteilt und wurde im Sinne von Agile durchgeführt. In der ersten Phase wurde ein Prototyp erstellt, der in den folgenden Phasen erweitert wurde und Korrekturen vorgenommen wurden. Jede Phase endete mit Tests des funktionierenden Systems. Die Projektbesprechungen fanden in kleinen Teams in Lubin und Krakau statt, während die Tests und die Abnahme aus der Ferne durchgeführt wurden. Am Ende jeder Phase wurde das System den einzelnen Interessengruppen präsentiert, die ihre Anmerkungen äußerten. Die gesamte Implementierung dauerte 1,5 Jahre, was dem Plan entsprach. Das Projekt wurde innerhalb des genehmigten Budgets abgeschlossen und alle in der Aufgabenstellung angegebenen Leistungen wurden erbracht, wobei zusätzliche Änderungen vorgenommen wurden, um die Anforderungen und die erwartete Qualität der Lösung zu erzielen.
Ergebnisse der Implementierung von NAVIGATOR bei KGHM
- Implementierung der IKT-Dienstleistungen „Bereitstellung des System für den Elektronischen Informationsfluss im Unternehmen (poln. EOIF)“
- Digitalisierung von 25 Workflow-Prozessen
- Automatisierung der Erstellung von 30 Word-Dokumenten, die im Prozess der Forschung und Implementierung ausgeführt werden
- Implementierung des Dienstes für interne qualifizierte elektronische Signatur
- Integration des Systems mit AD
- Automatisierung der Berichterstattung, Portfolio-Berichterstattung auf der Grundlage des Data-Warehouse der Lösung
Die größte Herausforderung bestand darin, unsere Verfahren zu verstehen, was nicht einfach ist, aber durch die gemeinsame analytische Arbeit geling es uns, einen Synergieeffekt zu erzielen – die Prozesse optimieren und die formalen Anforderungen beizubehalten. Der Erfolg ist sowohl auf die enge Zusammenarbeit des Teams als auch auf das von Archman angebotene IT-Standardprodukt – die hochwertige Navigator-Plattform – zurückzuführen, die sich durch die hohe Qualität des Produkts und die Stabilität der Lösung auszeichnet.
Piotr Spaliński
Chefingenieur bei KGHM Polska Miedź S.A.
