Im Dezember 2020 wurde OPOLTRANS in den Kreis unserer Kunden aufgenommen, was wir zu diesem Zeitpunkt auf unserer Website bekannt gaben. Schon damals wussten wir, dass es eine erfolgreiche Zusammenarbeit werden würde.
OPOLTRANS ist ein polnisches Netz von Automobilgroßhändlern, das eine breite Palette von Produkten liefert, die für die Wartung und den Betrieb von Verkehrsmitteln erforderlich sind. Die Ursprünge des Unternehmens gehen auf das Jahr 1990 zurück. „Wir sind immer da, wo Sie sind“, lautet das Motto des Unternehmens. Davon zeugen auch die Lager in ganz Polen, die einen schnellen Service auf höchstem Niveau garantieren. Dies steht auch im Einklang mit der Mission des Unternehmens, ein Partner für den Kunden zu sein, der seine Bedürfnisse versteht und sich schnell an einen sich dynamisch verändernden Markt anpassen kann.
Stand vor der Implementierung und Nachfrage
Die Führung eines großen Unternehmens erfordert Organisation und Transparenz sowie eine gute Struktur und Planung.
Vor der Implementierung von NAVIGATOR verfügte das Unternehmen bereits über schriftliche Verfahren in Form von Handbüchern und Regelungen, die durch eine strukturierte E-Mail-Korrespondenz unterstützt wurden, die den Unternehmensstandard aufrechterhielt. Allerdings verfügte das Unternehmen auch über eine stark eingeschränkte Bürolösung und mehrere Systeme, die von der IT-Abteilung geschrieben wurden.
Das hat jahrelang gut funktioniert, aber irgendwann kam der Zeitpunkt, an dem der nächste Schritt in der Entwicklung natürlich die vollständige Digitalisierung war.
Infolge des Wachstums ist eine Nachfrage nach dem System gestiegen, der die Kommunikation rationalisiert und erleichtert, alle Verfahren an einem Ort zusammenführt und gleichzeitig sich wiederholende Aufgaben automatisiert, so dass die Mitarbeiter Zeit sparen.
Oftmals gab es auch Situationen, in denen schnelle Entscheidungen von kompetenten Personen mit Zugang zu den relevanten Daten getroffen werden mussten. Daher benötigte das Unternehmen ein System, das es interessierten und entsprechend befugten Personen ermöglicht, jederzeit direkt, schnell, sicher und einfach auf Informationen direkt im System zuzugreifen, ohne Dritte einbeziehen zu müssen.
Zusammenfassend, das Unternehmen benötigte ein System, das alle Verfahren an einem Ort zusammenführt.
Auswahlkriterien und NAVIGATOR
Das Unternehmen erfuhr von dem NAVIGATOR-System bei einem der zahlreichen Webinare unseres BPC-Partners (Link zu den Veranstaltungen). Nach der Analyse des verfügbaren Materials und der Informationen wandte sich Frau Małgorzata Segiet an die Vertriebsabteilung, die eine Reihe von Präsentationen des Systems durchführte und zusätzliche Beratung dazu bot. Frau Małgorzata betont, dass sie bereits vor der Implementierung ein gutes Gefühl für das System bekommen konnte.
NAVIGATOR erfüllte die Anforderungen von OPOLTRANS, wie zum Beispiel:
Frau Małgorzata betont, dass die meisten Anforderungen im NAVIGATOR-System Standard sind.
Implementierung und Prozesse
Die Implementierung begann mit einer gründlichen Analyse im Vorfeld der Implementierung, bei der das mit dem Projekt beauftragte Team zusammen mit den Verantwortlichen von OPOLTRANS alle Prozesse im Unternehmen gründlich analysierte. Daraufhin wurde mit dem Aufbau von Prozessen begonnen, unter anderem:
- Büroabwicklung
- Register von Verträgen
- Bearbeitung der Nachfrage
- Bearbeitung von Kosten- und Lagerrechnungen
Wir entwickelten auch die Unternehmensstruktur, Kalender, Verzeichnisse/Wörterbücher, Abwesenheiten, Nachrichten und Benachrichtigungen.
Doch das ist noch nicht alles – im Laufe der Implementierung haben sich bestimmte Prozesse entwickelt, verändert und neue Ideen entstanden, so dass wir uns auf eine noch erfolgreichere Zusammenarbeit freuen, mit dem Ziel, das System kontinuierlich weiterzuentwickeln und an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Das ist es, was wir mit OPOLTRANS gemeinsam haben.
Vorteile
Die Einführung des NAVIGATOR-Systems diente in erster Linie dazu, die Prozesse bei OPOLTRANS zu ordnen, was auch gelungen ist. Die vollständige Kenntnis des zu bearbeitenden Sachverhalts und ein schneller Überblick über die Situation haben die Führung des Unternehmens auf der Managerebene erheblich erleichtert und verbessert. Die Vorteile werden aber auch von den Nutzern des Systems selbst gesehen, die nun einen einfachen und transparenten Zugang zu Informationen haben.
Abgesehen davon, dass dies erst der Anfang der Automatisierung ist, kann der Nutzer sie bereits in Situationen nutzen, in denen das System ihn über eine doppelte Rechnung informiert und ihm nicht erlaubt, diese erneut zu bearbeiten, oder in denen er den Status von Bestandsdokumenten direkt überprüft, indem er eine Anfrage an das integrierte ERP-System sendet.
Der Verzicht auf Dokumente in Papierform war auch ein wichtiger Faktor bei der Wahl des Systems. Abgesehen von den Vorteilen für die Umwelt ist dies auch mit Zeit- und Kosteneinsparungen verbunden.
Die Implementierung eines solchen Systems war angesichts der verteilten Struktur des Unternehmens mit mehreren Filialen besonders wichtig. Es war wichtig, dass die Dokumente direkt in das zentrale System mit voller Nutzerautorisierung einfließen, ohne dass sie zusätzlich geführt, per /E-Mail gesendet oder via anderes System verschickt werden müssen.
Wir haben Frau Małgorzata um ihre Stellungnahme gebeten:
Das System ist einfach und intuitiv zu bedienen, ideal für normale Nicht-IT-Nutzer. Für die IT-Nutzer ist es einfach zu erweitern und zu verwalten und erfüllt die für uns wichtigen Anforderungen an eine angemessene Datenberechtigung für die Anwender in einer abteilungsübergreifenden Struktur, sagt Małgorzata Segiet – Projektleiterin auf Seiten von Opoltrans.
Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Opoltrans und freuen uns auf neue Herausforderungen, über die wir umgehend auf unserer Website informieren werden.
Absolventin des Studiengangs Tourismus- und Freizeitmanagement an der IMC Fachhochschule Krems. Nach ihrem Abschluss stellte sie fest sie, dass ihre Berufung digitales Marketing ist. Bei Archman ist sie Marketingspezialistin und vertieft täglich ihr Wissen über SEO und SEM. Mariia interessiert sich für das Storytelling und liest in ihrer Freizeit meist Romane von Stephen King.
