Die Automatisierung und Digitalisierung des Workflow-Managements sind in der modernen Geschäftswelt hochaktuelle Themen. Daher möchten wir in diesem Artikel das Vertragsmanagement in einem digitalen Workflow-System besprechen.
Was ist ein digitaler Dokumenten-Workflow?
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen, einzigartigen Dokumenten-Workflow. Dabei kann es sich um „konventionelle“, d. h. papierbasierte Workflows handeln, bei denen die Dokumente physisch aufbewahrt und von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht werden, oder um digitale Workflows, die durch Lösungen unterstützt werden, die mit Hilfe der IT-Abteilung oder vorhandener schlüsselfertiger No-Code- oder Low-Code-Tools entwickelt wurden. Solche Tools sind mit dem technologischen Fortschritt entstanden, da sich die Welt zunehmend in Richtung Entpapierisierung und Digitalisierung bewegt. Der Katalysator für diese Vorgänge war natürlich die weltweite Pandemie, die die meisten Unternehmen dazu gezwungen hat, auf die die Telearbeit umzustellen.
Der digitale Dokumenten-Workflow funktioniert nach den gleichen Prinzipien wie der papierbasierte Workflow, mit dem Unterschied, dass die ganze Dokumentation digitalisiert, d. h. in ein spezielles System übertragen wird, in dem es entwickelte Verfahren, so genannte Pfade, gibt, die normalerweise direkt vor Ort im Büro ablaufen würden. Der digitale Dokumenten-Workflow ermöglicht den Übergang zum Büro der Zukunft, d. h. zum virtuellen Büro.
Wie lässt sich das Vertragsmanagement mit einem digitalen Dokumenten-Workflow optimieren?
Die Implementierung des digitalen Dokumenten-Workflows wird das Vertragsmanagement aus mehreren Gründen erheblich verbessert.
Der erste ist die automatische Vertragserstellung: Sie geben einfach alle erforderlichen Daten ein, und das System erstellt den Vertrag selbst nach einer vorgefertigten Vorlage, was die Arbeit erheblich erleichtert und den Mitarbeitern Zeit spart.
Dies hat zur Folge, dass alle Verträge an einem Ort bleiben.
Workflow-Systeme wie NAVIGATOR fungieren als elektronisches Dokumentenarchiv, in dem die Dokumente nach Kategorien geordnet werden können, was das schnelle Auffinden erleichtert und Ordnung in die tägliche Arbeit bringt. Das Vertragsmanagement im digitalen Dokumenten-Workflows ist daher im Vergleich zum konventionellen Model recht einfach.
Darüber hinaus ermöglicht der digitale Dokumenten-Workflow nicht nur die Erstellung eigener Verträge, sondern auch deren Speicherung durch die Erfassung von Daten aus anderen Quellen, z. B. E-Mails. Bei der Erstellung Ihres eigenen Vertrags beginnt ein Workflow, der es ermöglicht, dasselbe Dokument an mehrere virtuelle Schreibtische zu senden, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt, die normalerweise durch die Weiterleitung des Dokuments von einer Abteilung zur anderen verloren ginge. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Möglichkeit, direkt im System mit Kollegen zu kommunizieren, in der Regel in Form eines Kommentarbereichs.
Da es sich bei Verträgen um eine ganz besondere Art von Dokumenten handelt, ist es auch wichtig, dass digitale Workflow-Systeme den Zugang zu verschiedenen Fassungen des Vertrags ermöglichen. Innerhalb eines einzigen Workflows kann der Nutzer alle früheren Fassungen, die dem System hinzugefügt wurden, einsehen. Dies ist sehr vorteilhaft, da die Aushandlung von Verträgen mit der Änderung und Aktualisierung eines Dokuments verbunden ist, so dass die Entwicklung der richtigen Verfahren des Workflows, die Änderungen ermöglichen, dies wesentlich erleichtert.
Wenn es dann zur Vertragsunterzeichnung kommt, ist es wichtig, dass das System mit einer elektronischen Unterschrift integriert werden kann, was die Arbeit erheblich verbessert und dazu beiträgt, das Unternehmen papierlos zu führen. Anstelle des gewohnten Workflows, d.h. Dokument ausdrucken, unterschreiben, einscannen, versenden, können wir uns auf wenige Mausklicks beschränken und das Dokument wird nach der Freigabe automatisch versendet.
Über die Arten von elektronischen Signaturen haben wir in dem Artikel Arten von elektronischen Signaturen geschrieben.
Vertragsmanagement im digitalen Dokumenten-Workflows – wichtigste Vorteile
Zusammengefasst, die wichtigsten Vorteile des digitalen Vertragsmanagements sind folgende:
- Zeit- und Geldersparnis – der Einsatz des digitalen Workflows kann Unternehmen dabei helfen, Zeit- und Geldverschwendung zu reduzieren, indem Fehler in konventionellen papierbasierten Prozessen beseitigt und unnötige, sich wiederholende Prozesse, die den Mitarbeitern Zeit rauben, abgeschafft werden.
- Sicherheit – es ist besser, als physische Kopien von Dokumenten aufzubewahren, insbesondere von wertvollen Dokumenten wie Verträgen oder Scans. Elektronische Unterschriften sind genauso sicher wie handschriftliche Unterschriften, und sogar noch sicherer, da sie ohne Zugang zum privaten Schlüssel der Unterschrift nicht gefälscht werden können. Darüber hinaus können wir als Sicherheitsmaßnahme frühere Fassungen von Verträgen behandeln, die zur Überwachung von Änderungen an Dokumenten verwendet werden können. Bei der Erstellung des Workflows kann auch festgelegt werden, wer Zugriff auf bestimmte Dokumentenarten hat und wer nicht.
- Schnellerer Zugriff auf Informationen – das Auffinden von Informationen über eine spezielle Suchmaschine ist viel schneller als die Suche nach einem Dokument in einem Ordner in einer Schublade. Mit einer speziellen Suchmaschine können Sie die gewünschten Dokumente leicht finden, z. B. nach Name, Dokumentenart oder Datum.
- Transparenz – das Workflow-System wird auch zur Aufzeichnung der Aktivitäten der Mitarbeiter und der getroffenen Maßnahmen verwendet. In einem solchen System ist es sehr einfach zu erkennen, wer einen Vertrag erstellt und wer ihn unterzeichnet und versandt hat.
Zusammenfassung
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein Schritt in die Zukunft. Es wird nicht mehr lange dauern, bis alle Unternehmen, auch die kleinen, elektronisch arbeiten werden, vor allem angesichts staatlicher Initiativen wie das Nationale E-Rechnungs-System KSeF, die das Management von Rechnungen-Workflows erleichtern werden. Verträge hingegen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, so dass ein digitales Workflow-System ein hervorragendes Tool für deren Management darstellt. Es ist sicherer und transparenter als konventionelle, nicht automatisierte Vorgänge und spart gleichzeitig Kosten und Zeit.
Absolventin des Studiengangs Tourismus- und Freizeitmanagement an der IMC Fachhochschule Krems. Nach ihrem Abschluss stellte sie fest sie, dass ihre Berufung digitales Marketing ist. Bei Archman ist sie Marketingspezialistin und vertieft täglich ihr Wissen über SEO und SEM. Mariia interessiert sich für das Storytelling und liest in ihrer Freizeit meist Romane von Stephen King.
