Mit der technologischen Entwicklung hat sich auch die Arbeitsorganisation und der Datenfluss in den Unternehmen verändert. Immer mehr Unternehmen erkennen die Nachteile des konventionellen Workflows und gehen von Papierdokumenten zu elektronischen Systemen über. Wenn Sie auch den Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen verbessern möchten, wird dieser Artikel die Vorteile des digitalen Dokumenten-Workflows aufzeigen und Sie erfahren, warum es sich lohnt, sich dafür zu entscheiden.
Digitaler Dokumenten-Workflow – wie funktioniert er?
Der digitale Dokumenten-Workflow ist ein System, mit dessen Hilfe Sie Ihre gesamte Dokumentation in eine elektronische Version übertragen und alle damit verbundenen Vorgänge von der Plattform aus durchführen können. Um dies zu ermöglichen, nutzt Navigator Mechanismen der künstlichen Intelligenz, um Ihr Dokumentenmanagement zu automatisieren. Dazu gehören drei Elemente: die Digitalisierung von Dokumenten, die Erstellung von Verfahren und Workflows für diese Dokumente und die Einführung einer elektronischen Signatur. Sobald diese angewendet wurden, führt das System dank der Workflow-Engine automatisch bestimmte Aktionen durch und leitet auf der Grundlage der Ergebnisse die nächsten Schritte ein.
Welche Vorteile hat der digitale Dokumenten-Workflow?
Die Vorteile des digitalen Dokumenten-Workflows sind zahlreich. Von der Zugänglichkeit und Bequemlichkeit bis hin zu optimierten Workflows und verbesserter Sicherheit bietet er Vorteile sowohl für Arbeitgeber und als auch für Arbeitnehmer. Darüber hinaus ist er äußerst vielseitig und universell einsetzbar – durch die Möglichkeit der Anpassung und der Erstellung eigener Anwendungen kann er auf jedes Unternehmen zugeschnitten werden, unabhängig von Größe und Branche, so dass jedes Unternehmen von dieser Lösung profitieren kann.
Gesteigerte Effizienz
Einer der wichtigsten Vorteile dieser Methode ist die gesteigerte Arbeitseffizienz. Dank der Prozessautomatisierung wird die Verteilung von Projekten und das Dokumentenmanagement viel einfacher und angenehmer. Wir müssen Dokumente nicht mehr von Hand schreiben, ausdrucken, von einem Ort zum anderen übertragen und in das System eingeben, denn es sind nur ein paar Mausklicks nötig. Die Nutzung einer elektronischen Workflow-Plattform ermöglicht es, sogar mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, z. B. eine Datei an mehrere Personen gleichzeitig zu senden, was mit der konventionellen Methode mit Papierdokumenten unmöglich wäre. Dank eines intelligenten Archivs mit einem effizienten Suchsystem kann die Zeit für die Dokumentensuche verkürzt und der Einstellungsprozess beschleunigt werden. Dies vereinfacht die Arbeit aller Beteiligten erheblich und spart ihnen Zeit, die sie für ihre nächsten Aufgaben verwenden können.
Verringerung von Fehlern
Es ist ganz natürlich, dass jeder Fehler macht. Selbst wenn wir Spezialisten auf unserem Gebiet sind oder eine bestimmte Aufgabe schon viele Male ausgeführt haben, sind kleine oder größere Fehler unvermeidlich. In der Regel ist es nichts Ernstes, aber die Behebung dieser Fehler hält uns für einige Zeit auf und verlangsamt unsere Arbeit. Wenn wir andererseits den menschlichen Faktor aus dem Teil des Prozesses herausnehmen, der von einer Maschine ausgeführt werden kann, stellen wir fest, dass er auch die Anzahl der Fehler bei der Dokumentenerstellung und der -bearbeitung beeinflusst. Denn das KI-Tool verfügt über Funktionen zur Datenanalyse, zur Überprüfung der Korrektheit von Daten und zur Warnung vor gefährlichen Vorgängen. Natürlich sind wir nicht in der Lage, alle Fehler vollständig zu eliminieren, aber das System ist in der Lage, aus den verarbeiteten Dokumenten zu lernen, so dass mit jedem Lesen die Fehlerquote sinkt, was die Qualität der geleisteten Arbeit effektiv verbessern kann.
Leichter Datenzugriff
Die Speicherung der Unternehmensdokumentation auf einer einzigen Plattform bedeutet, dass wir alle erforderlichen Daten und Dokumente jederzeit zur Hand haben und von dort aus die notwendigen Aufgaben erledigen können. Dies ist eine große Erleichterung, vor allem in der heutigen Zeit, in der viele Unternehmen zur Telearbeit übergegangen sind.
Da Navigator in einem Webbrowser entwickelt wurde, benötigen Sie lediglich eine WLAN-Verbindung und können von überall auf der Welt auf Ihre Dokumente zugreifen. Außerdem funktioniert es auf allen mobilen Geräten, wie Handys und Tablets, dank der RWD-Technik, die eine Anpassung an verschiedene Bildschirmgrößen ermöglicht.
Absicherung gegen Datenverlust
Wir müssen Dokumente nicht mehr von Hand schreiben, ausdrucken, von einem Ort zum anderen verschieben und in das System eingeben, denn es sind nur ein paar Mausklicks nötig. Die konventionelle Methode der Verwendung von Papierdokumenten ist sehr unsicher, da sie leicht beschädigt werden oder sensible Informationen in die falschen Hände geraten können. Zusätzlich zu seiner Funktion gewährleistet Navigator auch die Sicherheit der übermittelten Daten und archivierten Dokumente dank der mehrstufigen Zugriffskontrolle und der Möglichkeit zu entscheiden, wer von Ihren Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Informationen hat.
Senkung der Buchhaltungskosten
Der Einsatz einer Workflow-Software wie Navigator ist auch für die Buchhaltung von Vorteil. Stapel von Rechnungen in Ordnern und Aktenschränken voller Dokumente gehören der Vergangenheit an, denn alles ist an einem Ort, was die Kosten erheblich senkt und die Arbeit erleichtert. Das mit den Dokumenten und manchmal sogar mit der Bank integrierte Zahlungsmodul ermöglicht Ihnen die Überwachung Ihrer Finanzen, einschließlich der Haushaltsplanung und -analyse auf der Grundlage der im Workflow befindlichen Dokumente und der Genehmigung von Kostenrechnungen.
Zusammenfassung
All diese Merkmale machen den digitalen Dokumenten-Workflow zur besten und kosteneffizientesten Lösung für Unternehmen von heute. Zu Beginn der Umsetzung ist ein gewisser Arbeits- und Investitionsaufwand erforderlich, doch schon nach kurzer Zeit werden Sie grundlegende Veränderungen feststellen, die sich positiv auf die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens auswirken. Die Einführung eines geeigneten IT-Tools spart nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessert auch die Qualität der ausgeführten Aufgaben und ermöglicht es, sich auf die Entwicklung und Verbesserung der erbrachten Dienstleistungen zu konzentrieren.
