Heutzutage ist der Zugriff auf Informationen ein Privileg in der digitalen Welt. Die Flut an Informationen von allen Seiten führt jedoch zu einem Chaos und macht es manchmal schwer zu finden, was man sucht. Der in der Geschäftswelt weit verbreitete Trend zur Einführung elektronischer Formen der Dokumentenverwaltung wird zum Standard. Die Dokumentenverarbeitung macht es erforderlich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens korrekt und verfahrenskonform ist. Das System des digitalen Dokumenten-Workflows ist eine effektive Lösung für die Arbeitsorganisation mit Dokumenten in einem Unternehmen. Die Implementierung des Systems sollte mit einer Analyse vor der Implementierung beginnen, dank derer es möglich ist, den Grad des Fortschritts der geplanten Implementierung zu erkennen, den ungefähren Zeitpunkt der Realisierung zu bestimmen und die Struktur des Unternehmens und sein Potenzial zur Nutzung des implementierten Systems in den Geschäftsprozessen zu ermitteln. Durch den Einsatz digitaler Dokumenten-Workflow-Lösungen werden sowohl der Informationsfluss als auch der Arbeitsablauf erheblich verbessert. Ein Papierdokument existiert nicht mehr im Unternehmen, und das digitale Äquivalent einer physischen Kopie ermöglicht es, das Dokument allen Entscheidungsträgern oder am Arbeitsablauf beteiligten Personen sofort zukommen zu lassen, ohne dass die Papierversion von Hand zu Hand gereicht werden muss.
Wie erkennt man, ob ein Unternehmen für den digitalen Dokumenten-Workflow bereit ist?
Wenn der Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen durch den Austausch von Dokumenten behindert wird und die Anzahl der Papierblätter auf Ihrem Schreibtisch das Auffinden der richtigen Rechnung oder des richtigen Vertrags erschwert, ist es an der Zeit, über das System des digitalen Dokumenten-Workflows nachzudenken. Elektronische Dokumente haben die gleichen Eigenschaften und die gleiche Rechtskraft wie Dokumente in klassischer Papierform, und die Zahl der notwendigen Verfahren, die mit dem Workflow einer physischen Kopie verbunden sind, wird reduziert. Alle Ihre Mitarbeiter können den Zugriff auf Informationen haben und Sie können Berechtigungen erteilen, Dokumente zu prüfen und zu ändern. Jeder Mitarbeiter kann das System benutzen und der Umfang der verfügbaren Optionen hängt von den zugewiesenen Berechtigungen ab. Der Prozess der Systemimplementierung sollte gut durchdacht und konzipiert sein. Andere Unternehmen, die wahrscheinlich eine Lösung für den digitalen Dokumenten-Workflow implementiert haben, könnten bald wettbewerbsfähiger werden. Wenn in Ihrem Unternehmen täglich viele wichtige Entscheidungen getroffen werden, Ihre Partner Einkaufsrechnungen ausstellen, Ihre Kunden Ihr Produkt kaufen, dann ist die Zahl der Dokumente, die Sie erhalten, sicherlich hoch. Die Bereitschaft zur Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows bestimmt den Bedarf an einem solchen System im Unternehmen. Wenn in Ihrem Unternehmen der Workflow eines Papierdokuments Kommunikationsschwierigkeiten verursacht, Entscheidungsprozesse verlangsamt, die Unterschrift einer abwesenden Person oder mehrerer Vorgesetzter erfordert, ist dies ein Zeichen dafür, dass es sich lohnt, über die Implementierung eines Dokumenten-Workflow-Tools nachzudenken. Der Prozess der Implementierung kann je nach Größe und Struktur des Unternehmens sehr unterschiedlich sein. Jedes Unternehmen, in dem Dokumente ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit sind, ist bereit, ein System zu implementieren, das die Dokumentenbearbeitung vereinfacht. Die anfängliche Mühe der Übertragung von Papierdokumenten in das System wird sich in Zukunft durch weniger Arbeit und Schnelligkeit auszahlen.
Was sind die Vorteile der Implementierung des digitalen Dokumenten-Workflows im Unternehmen?
Die Implementierung des digitalen Dokumenten-Workflows im Unternehmen hat viele Vorteile. Man verzichtet vor allem auf die Papierform und setzt stattdessen auf Elektronik. Die Notwendigkeit, ein bestimmtes Dokument einzureichen, um eine Unterschrift zu erhalten, stellt kein Problem mehr dar. Das Risiko, dass ein bestimmtes Dokument verloren geht, ist völlig ausgeschlossen, und was in das System eingegeben wurde, kann archiviert werden. Das System des digitalen Dokumenten-Workflows schließt die Möglichkeit der Aufbewahrung von Papierkopien in den Büroregalen natürlich nicht aus, so dass wir uns nichts vorenthalten, sondern ein wirksames Tool zur Verbesserung der Arbeit des gesamten Unternehmens gewinnen. Der digitale Dokumenten-Workflow umfasst OCR- und Data-Capture-Technologien, die unter Verwendung künstlicher Intelligenz das Lesen und die Übertragung von Daten aus Dokumenten in das Systemformular ermöglichen. Die Erstellung des Dokumenten-Workflows ist ein echter Vorteil für das ganze Team oder das Unternehmen, in dem die Dokumentation ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit ist. Die Möglichkeit, den Mitarbeitern Berechtigungen zuzuweisen, die Notwendigkeit, dass ein Vorgesetzter ein Dokument genehmigen muss, der klare und schnelle Informationsfluss stellen einen gewissen Mehrwert für Ihr Unternehmen dar, und die effiziente Arbeit mit Dokumenten-Workflows ist nicht schwierig und bietet viele Möglichkeiten.
Was sollte man vor der Implementierung des Systems bedenken?
Vor der Implementierung des Systems ist es wichtig, alle externen Faktoren zu berücksichtigen, die die Gültigkeit und den Erfolg der Implementierung des System für den digitalen Dokumenten-Workflow beeinflussen können. Die Durchführung der Analyse der Branche der Geschäftstätigkeit, der Merkmale und des Umfangs der verarbeiteten Dokumente, z. B. Rechnungen, Verträge oder Lagerbestände, kann eine wichtige Rolle bei der Planung des digitalen Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen spielen. Die digitale Transformation des Dokumenten-Workflows eines Unternehmens kann technisch recht anspruchsvoll sein, aber es lohnt sich, elektronische Dokumente im Unternehmen mit Blick auf die zukünftige Arbeit einzuführen. Es lohnt sich, an eine angemessene Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem implementierten System sowie an Sicherheitsmaßnahmen zu denken, die sich direkt auf die Rechte Ihrer Mitarbeiter beziehen, Dokumente zu empfangen, zu unterzeichnen und zu übertragen. Ein wichtiger Faktor bei der Implementierung des Systems ist die Zeit, die für seine Umsetzung innerhalb der Unternehmensstrukturen sowie für die Entwicklung erforderlicher Kompetenzen und Fähigkeiten zur effizienten und effektiven Nutzung des Systems benötigt wird.
Zusammenfassung
Die Implementierung des Systems für den digitalen Dokumenten-Workflow ist sicherlich eine innovative Lösung für moderne Unternehmen. Dank solcher Anwendungen wird die Dokumentenverwaltung weniger schwierig und das Funktionieren des gesamten Unternehmens verbessert sich erheblich. Die Bereitschaft zur Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows im Unternehmen lässt sich am Umfang der dokumentenbezogenen Arbeit und dem Bedarf an modernen und effektiven IT-Lösungen für die Dokumentenbearbeitung erkennen. Die Mitarbeiter werden sich schnell in neue Lösungen einarbeiten, die Dokumentenverarbeitung wird einfacher, und Ihr Unternehmen wird die Entscheidungsprozesse straffen und die Aufgaben der Dokumentenverwaltung beschleunigen.
Marketing-Praktikant und Student für Management und neue Technologien. Hat Interesse an der Implementierung technologischer Lösungen im Unternehmen und in der Verwaltung. Leidenschaftlicher Anhänger für kubanische Zigarren, gute Musik und das Gitarrenspiel.
