Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag mit einem Stapel von Dokumenten auf Ihrem Schreibtisch konfrontiert werden und kein Ende in Sicht ist, lohnt es sich, über die Einführung eines digitalen Dokumenten-Workflows nachzudenken. Die Dokumentenverwaltung muss nicht stressig sein, und die Arbeit im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss kann einfach und befriedigend sein. Ein Workflow-System für die Dokumentenverwaltung wird Ihnen sicherlich helfen, die Arbeitseffizienz zu steigern und das Chaos in den Papierdokumenten zu verringern.
Warum lohnt sich den Dokumenten-Workflow im Unternehmen zu verbessern?
Der Dokumentenfluss in einem Unternehmen ist die Grundlage für korrektes und schnelles operatives Handeln sowie für eine effiziente und fehlerfreie Ausführung von Prozessen. Der digitale Dokumenten-Workflow im Unternehmen wird Ihre Arbeit mit Dokumenten verbessern und es Ihnen ermöglichen, sich auf dringende Aufgaben zu konzentrieren. Ein großer Vorteil des digitalen Dokumenten-Workflows ist die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten und zu übermitteln, ohne sie physisch an bestimmte Personen im Unternehmen abgeben zu müssen. Anstelle des Workflows in Papierform bringt der digitale Workflow viele Vorteile mit sich, wie z. B. die Verkürzung der Zeit, die für die Entscheidungsfindung benötigt wird. Das Warten auf die Unterschrift des Vorgesetzten oder die Notwendigkeit, dass sich alle Entscheidungsträger mit dem Dokument vertraut machen müssen, verlängert die Wartezeit für die Ausführung des Prozesses erheblich. Und jetzt stellen Sie sich vor, dass die Verwaltung des Dokumenten-Workflows völlig anders erfolgen kann. Jede berechtigte Person hat in Echtzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf das Dokument, das jederzeit unterzeichnet werden kann.
Wie kann der Dokumenten-Workflow verbessert werden?
Wenn Sie die Umsetzung eines Tools zur Verbesserung des Dokumenten-Workflows in Erwägung ziehen, lohnt es sich, den Arbeitsumfang im Zusammenhang mit der Einführung des digitalen Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen und den Verlauf des bestehenden Workflows zu berücksichtigen – dies wird sich später auf die Verwaltung des Dokumenten-Workflows mit Hilfe eines Workflow-Systems auswirken. Wenn der Dokumenten-Workflow eines der Schlüsselelemente der Tätigkeit Ihres Unternehmens ist, sollten Sie überlegen, in welchen Bereichen es sich lohnt, ein Workflow-System einzuführen. Die Einführung eines digitalen Dokumenten-Workflows sollte mit einer Analyse im Vorfeld der Einführung beginnen, in der Sie die Frage beantworten, welche Art von Arbeit Sie verbessern wollen und welche Dokumente elektronisch bearbeitet werden. Denken Sie auch an die Datensicherheit, d.h. die Konfiguration von Zugriffsberechtigungen auf Dokumente für bestimmte Personen und die Möglichkeit, diese zu bearbeiten.
Was bietet das System zur Dokumentenverwaltung?
Das System zur Dokumentenverwaltung im Unternehmen sorgt für die Arbeitsoptimierung im Zusammenhang mit dem Workflow und der Dokumentenbearbeitung für einen besseren Informationsfluss durch die Verfügbarkeit der Dokumente für alle berechtigten Mitarbeiter. Einer der größten Vorteile des Systems ist der kürzere Dokumenten-Workflow – das System ermöglicht es allen berechtigten Personen, das Dokument einzusehen. Der digitale Dokumenten-Workflow im Unternehmen bedeutet auch die Verfolgung aktueller Änderungen an einem Dokument sowie den Einblick in den Status und den Grad der Ausführung einzelner Schritte im Dokumenten-Workflow. Das Risiko, ein Papierdokument zu verlieren oder zu zerstören, ist bei der Verwendung des digitalen Dokumenten-Workflows völlig ausgeschlossen.
Zusammenfassung
Der digitale Dokumenten-Workflow im Unternehmen ist zweifellos eine wesentliche Erleichterung, die zur Verbesserung des Dokumentenaustauschs zwischen den beteiligten Mitarbeitern beiträgt. Der Informationsfluss wird verbessert und die Wartezeit auf die Entscheidung der Vorgesetzten wird erheblich verkürzt. Es lohnt sich, ein System des digitalen Dokumenten-Workflows einzuführen und sich nicht um den Papierstapel auf dem Schreibtisch und den langwierigen Entscheidungsprozess zu kümmern.
Marketing-Praktikant und Student für Management und neue Technologien. Hat Interesse an der Implementierung technologischer Lösungen im Unternehmen und in der Verwaltung. Leidenschaftlicher Anhänger für kubanische Zigarren, gute Musik und das Gitarrenspiel.
