Wie kann ein elektronisches Dokumentenarchiv im Unternehmen erstellt werden?

Wie kann ein elektronisches Dokumentenarchiv im Unternehmen erstellt werden?
In den Zeiten, wenn die Automatisierung ein gängiges Mittel zur Arbeitserleichterung, benötigen Sie Tools, um diesen Prozess ausführen zu können. Hier kann ein elektronisches Dokumentenarchiv hilfreich sein, mit dem Sie auf einfache Weise Dokumente sammeln, speichern und bearbeiten können. Aber dies sind nicht die einzigen Möglichkeiten, die uns das Archiv bietet. Prüfen wir dann, wie sich das NAVIGATOR-System bei solcher Lösung für Unternehmen bewährt.

Vorteile der Verwendung eines elektronischen Dokumentenarchivs

Die Tatsache, dass ein elektronisches Dokumentenarchiv viele Vorteile hat, ist unbestritten – lassen Sie uns daher seine wichtigsten Vorteile hervorheben. Erstens, ein elektronisches Archiv ermöglicht die Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form, was den Platzbedarf im Vergleich zum standardmäßigen Papierarchiv erheblich reduziert (hier ist es auch darauf hinzuweisen, dass die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform teurer ist). Zunächst ermöglicht es den Zugriff auf Dokumente an jedem beliebigen Ort und jederzeit. Schließlich gibt es noch die Frage der Sicherheit, die bei Papierdokumenten nur schwer zu gewährleisten ist. Auch hier haben wir einen Vorteil, denn das Archiv von elektronischen Dokumenten ermöglicht eine präzise Verwaltung der Änderungs-/Ansichts- und Bearbeitungsberechtigungen für Dokumente und garantiert gleichzeitig die Sicherheit der Passwörter, da sie richtig verschlüsselt sind.

Welche Dokumente sollten in das Archiv gelangen?

Die Antwort auf die Frage lautet: es hängt von dem Unternehmen ab. Grundsätzlich gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Dokumentenart, die in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden sollte. Entscheidend ist hier dann nur die individuelle Vorgehensweise des Unternehmens, denn je nach Branche sind dies jeweils: Rechnungen, Verträge, Aufträge, Angebote, Belege, Anträge, Anordnungen usw. Das Archiv ermöglicht die freie Eingabe von Dokumenten.

Die wichtigsten Funktionen des Archivs

Um die Arbeit mit dem Archiv angenehm und effizient zu gestalten, benötigen Sie Funktionen, die Ihre täglich ausgeführten Aufgaben erleichtern. Angefangen von den Grundlagen, wie Kopieren eines Dokuments, bis hin zu Funktionen wie automatisches Ergänzen von Dokumenten mit Hilfe der Softwareanwendung OCR-Engine – zum Ziel jeder der Funktionen ist, die Arbeit leichter zu machen und zu beschleunigen. Lassen wir uns einige der Funktionen, die das elektronische Archiv in NAVIGATOR bietet, näher betrachten.

Tools zur Arbeitsoptimierung

In Bezug auf die Tools zur Arbeitsoptimierung können wir auf die Möglichkeit hinweisen, den Scanner an das Archiv anzuschließen, wodurch gescannte Dokumente automatisch in das Archiv eingelesen werden. Die gleiche Lösung kann auf die Mailbox angewendet werden, aus der Anhänge von E-Mails schon ohne unsere Beteiligung eingelesen werden, was uns viel Zeit erspart. Eine erhebliche Erleichterung der Arbeit ist die Möglichkeit, Daten direkt aus einer Excel-Datei einzulesen. Die Tabellenkalkulation wird zu den Dateien hinzugefügt, und dann per einen Klick werden die Daten in entsprechende Felder eingelesen. Die wichtigste und unserer Meinung nach einfache und schnelle Funktion ist jedoch der Dokumentenumlauf. Im NAVIGATOR-System gibt es eine Version des Dokuments, die innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird, wodurch die Notwendigkeit vermieden wird, das Dokument in Papierform zu suchen und von Hand zu Hand weiterzugeben.

Möglichkeit, die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten zu kontrollieren

Das Archiv ist auch bei der Aufbewahrungspflicht für Dokumente hilfreich, denn durch deren richtige Katalogisierung ist die Verwaltung von Dokumenten aus einem entsprechenden Zeitraum angenehm und wirklich einfach. Erwähnenswert ist auch die Möglichkeit, Erinnerungen einzustellen, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist des Dokuments an die E-Mail-Adresse gesendet werden. Dank dieser Lösung werden keine wichtigen Termine vergessen oder verpasst.

Nicht standardmäßige Funktionen

Und was ist mit dem anspruchsvollen Kunden, der viel mehr, oft nicht standardmäßige Funktionen benötigt? Die gute Nachricht ist, dass flexible Systeme auf eine solche Eventualität eingestellt sind und eine einfache Implementierung von Tools ermöglichen, die die Handhabung und Verarbeitung der im Archiv gespeicherten Dokumente verbessern. Es darf aber nicht vergessen werden, dass je größer die Anzahl der Erweiterungen, desto größer die Rolle ihrer Organisation ist. Die modulare Struktur und Einteilung in funktionell kohärente Kategorien stellen deshalb eine erhebliche Erleichterung der Verwaltung dar und verkürzen die Zeit, die für die Einführung neuer Tools benötigt wird.

Optimaler Aufbau des elektronischen Archivs

Von ähnlicher (oder noch größerer) Bedeutung ist schon der Aufbau des Archivs. Die Kriterien für die Gruppierung von Dokumenten ergeben sich u.a. aus ihrer Art und haben vor allem ein Ziel – Dokumente oder betreffende Daten möglichst schnell aufzufinden. Eine hierarchische Kategorienstruktur mit einer benutzerfreundlichen Schnittstelle ist eine Grundvoraussetzung für ein optimal aufgebautes Archiv. Auch hier ist es notwendig, Tools bereitzustellen, die das Auffinden von Dokumenten anhand eines kleinen Datensatzes ermöglichen, der oft unvollständig oder sich nur auf einen Teil des im gesuchten Dokument enthaltenen Inhalts bezieht.

Inhaltliche Struktur – Dokumenteninhalt und -art

Die oben genannte Hierarchie der Dokumente richtet sich in der Regel nach ihrer Art. Wie  die Dokumentenart in NAVIGATOR eingestellt werden kann, finden Sie in unserer technischen Dokumentation. Auf diese Weise befinden sich alle Dokumente derselben Art an einem Ort, was es den Mitarbeitern erleichtert, sich innerhalb der betreffenden Dokumentensammlung zu bewegen. Mit dem wachsenden Hierarchiebaum kann sich herausstellen, dass es immer praktischer wird, Dokumente nach ihrem Inhalt und nicht nur nach ihrer Art zu ordnen. So befinden sich die Rechnungen eines bestimmten Vertragspartners am gleichen Ort und die Schriftstücke zu einem bestimmten Fall an einem anderen Ort.

Organisationsstruktur – Abteilungen im Unternehmen

Ein wichtiger Faktor, der die Aufteilung der Dokumente bestimmt, ist auch die Struktur des Unternehmens. Die Organisation der Dokumente je nach ihrer Art kann gleichzeitig nach den berechtigten, zuständigen Abteilungen erfolgen. Die Aufnahme von Verträgen in demselben Katalog ermöglicht eine einfache Verwaltung  von Zugangsberechtigungen – z. B: für die HR-Abteilung. Eine ähnliche Symmetrie ist jedoch keine Regel. In solchen Situationen sollte überlegt werden, welche Aufteilungskriterien für das Unternehmen am wichtigsten sind und einen optimalen Zugang zu Archivinhalten ermöglichen.

Zusammenfassung

Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung scheint die Einführung des elektronischen Dokumentenarchivs eine unabdingbare Voraussetzung für das ordnungsgemäße Funktionieren eines Unternehmens zu sein. Die oben genannten Vorteile dieser Lösung, wie z.B.: sichere Speicherung von Informationen, Verkürzung der Zugriffszeit auf benötigte Daten, die Möglichkeit, diese von jedem Ort mit Internetzugang aufzufinden, eine Vielzahl von Tools zur Arbeitsoptimierung, Flexibilität bei der Erstellung eigener, personalisierter Funktionen und eine einheitliche Zugriffskontrolle, lassen die Gründe verstehen, warum immer mehr Unternehmen sich entscheiden, ein eigenes elektronisches Archiv zu erstellen.

Gabriela Ciołek
Absolventin der Berechnungstechnik, Magisterstudentin in der Fachrichtung Informatik und Ökonometrie an der AGH-Hochschule für Wissenschaft und Technik. In dem Unternehmen ist sie Junior Spezialist für Workflow-Systeme und Programmierer. Sie ist für die Implementierung von NAVIGATOR u.a. bei einem lettischen Kunden zuständig. Das Programmieren ist zu ihrer Leidenschaft geworden, weshalb sie ihre Kenntnisse der Programmiersprache C# weiter ausbaut. Wenn sie nicht arbeitet und nicht programmiert, spielt sie Basketball.

Dariusz Rębisz
Absolvent in Angewandter Informatik an der AGH-Wissenschaftlich-Technischen Universität in Krakau und Magister in Chemie an der Jagiellonen-Universität. Absolvent des BI-Moduls (Geschäftsanalytik) an der WSEI-Programmierschule. Bei Archman ist er für die Implementierung von Worfklow-Systemen zuständig und hilft Kunden bei der Erstellung komplexer Haushaltspläne. Durch seine Bereitschaft, sein Wissen zu vertiefen, beweist er, dass der Chemiker sich in der Welt der IT zurechtfindet.