Jede Unternehmensstruktur basiert auf Prozessen. Dokumente müssen eingereicht, Rechnungen bezahlt und Produkte verpackt und versandt werden. Alle vom Unternehmen durchgeführten Aktivitäten wirkten sich indirekt auf seinen Zustand aus. Daher ist es sinnvoll, sich von Grund auf um Ihre Organisation zu kümmern.
Viele Unternehmen fragen sich, wie die Ausführung ihrer Geschäftsprozesse optimiert werden kann. Wir haben uns daher entschlossen, die wichtigsten Informationen und die am häufigsten von Unternehmen begangenen Fehler zusammenzustellen. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick darüber, warum es sich lohnt, Geschäftsabläufe zu rationalisieren, Workflows zu automatisieren, und die Effizienz der Geschäftsprozesse des Unternehmens zu optimieren.
Warum ist es wert, Geschäftsprozesse zu optimieren?
Pass auf die Cents auf und die Euros werden auf sich selbst aufpassen. Das alte Sprichwort trifft hier eindeutig zu. Die kurzfristige Optimierung eines Prozesses ist vielleicht keine große Veränderung, aber langfristig kann sie zu erheblichen Ergebnissen führen. Dies bezieht sich sowohl auf die Verringerung der Kosten des Prozesses als auch auf die Verringerung des Zeitaufwands.
Die Optimierung von Geschäftsprozessen bedeutet häufig deren Standardisierung. Das bedeutet Vorteile für Kunden, Mitarbeiter und Manager gleichermaßen. Das gesamte Unternehmen ist dann stabiler, die Produkte sind standardisiert und unsere Mitarbeiter wissen genau, was sie zu tun haben. Auf diese Weise werden zahlreiche menschliche Fehler vermieden und die Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit.
Ein zusätzlicher Nutzen ergibt sich aus der Optimierung von Daten in Form der Digitalisierung, die dazu beiträgt, dass Informationen sicher gespeichert und verarbeitet werden und jederzeit und überall leicht zugänglich sind.
Wie lässt sich die Ausführung von Geschäftsprozessen optimieren?
Der Schlüssel zur Optimierung der Geschäftsprozesse liegt in der Nutzung der Leistungsfähigkeit von ECM-Systemen (https://archman.pl/workflow-czym-jest-i-dlaczego-warto-go-stosowac/). Die Übertragung sowohl der meisten Daten und Dokumente als auch der Prozesse selbst ist der erste Schritt zu einem gut funktionierenden Unternehmen. Im Internet finden sich zahlreiche Leitfäden, die das Prozessmanagement beschreiben. Über dieses Thema haben wir u.a. in dem Artikel „Wie läuft die Implementierung des digitalen Dokumenten-Workflows ab?“ (Link: https://archman.pl/jak-przygotowac-sie-do-wdrozenia-obiegu-dokumentow/) geschrieben.
Mit einem speziell für Ihr Unternehmen entwickelten IT-System ist es einfacher, Änderungen vorzunehmen und sie Ihrem Team mitzuteilen. Der richtige Austausch von Informationen und deren Verständnis durch das Personal können viel dazu beitragen, dass weniger Fehler aus Unwissenheit begangen werden. Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, welche Aufgaben zu ihm gehören und wie er sie zu erledigen hat. Es wird empfohlen, Datensätze über die im Unternehmen durchgeführten Verfahren anzulegen, damit die Mitarbeiter jederzeit Zugang dazu haben. Dies ermöglicht einen einfachen Wissensaustausch, der besonders für neue Mitarbeiter hilfreich ist.
Niedrige Effizienz in den Prozessen eines Unternehmens kann durch Ausfallzeiten verursacht werden. Diese können durch die Verwendung falscher Tools oder wiederum durch Kommunikationsprobleme verursacht werden. Es ist wichtig, unseren Mitarbeitern richtige Mittel zur Verfügung zu stellen, damit sie arbeiten können, ohne sich über etwas aufzuregen, das mit den richtigen Mitteln leicht zu beheben wäre. Ein Beispiel für die Bearbeitung von Dokumenten könnte ein OCR-System sein, das automatisch Daten aus unseren Schreiben erfasst, anstatt darauf zu warten, dass ein Mitarbeiter sie manuell abschreibt. Auch die elektronische Unterschrift ist eine große Erleichterung, die uns täglich viele wertvolle Minuten sparen kann.
Diese Ausfallzeiten können auch dadurch verringert werden, dass die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus arbeiten können. Nicht jedes Unternehmen kann nach diesem Geschäftsmodell funktionieren, aber viele Unternehmen, die in Büros angesiedelt sind, könnten von dieser Veränderung profitieren. In den meisten Fällen ist es jedoch erforderlich, ein elektronisches Archiv einzurichten, in dem alle Dokumente und Informationen gespeichert werden sollen, die sonst in einem längst geschlossenen Büro verbleiben würden.
Wie automatisieren Sie Ihren Workflow?
Die Automatisierung von Workflows ist eine Aufgabe, die nicht nur groß ist, sondern auch erhebliche Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat. Es ist dann wert, diese Entscheidung zu überdenken und sie auf der Grundlage der Analyse und Messung der durchgeführten Prozesse geschickt zu planen. Nicht alle Aktivitäten müssen vollständig automatisiert werden. Wir müssen entscheiden, welche von diesen teilweise und welche gar nicht an die Maschine delegiert werden sollen.
Der nächste Schritt besteht darin, eine Automatisierungsstrategie und einen Implementierungsprozess so zu gestalten, dass die Aktivitäten gerecht und effizient zwischen den Betriebs- und IT-Abteilungen aufgeteilt werden. Wenn sich unsere Mitarbeiter in einer bestimmten Zweigniederlassung derzeit über eine Vielzahl von Aufgaben beschweren, könnte dies ein guter Zeitpunkt sein, sich auf die Übertragung oder Automatisierung einiger ihrer Aufgaben zu konzentrieren. Die Automatisierungsstrategie umfasst auch die Vorbereitung ausgewählter Faktoren, anhand derer wir die Auswirkungen der eingeführten Änderungen messen werden.
Der Implementierungsprozess der Automatisierungsplattform selbst sollte darin bestehen, immer komplexere Workflows zu digitalisieren. Diese Methode funktioniert in der Praxis viel besser, als wenn möglichst viele Aufgaben auf einmal übertragen werden. Sie erfordert jedoch eine längere Implementierungszeit, die von einigen Wochen bis zu einem Jahr reichen kann, sowie einen kontinuierlichen Transfer und Prozessoptimierungen.
Die Frage, wie Workflows automatisiert werden können, wird in diesem Kapitel in Kürze beschrieben. Wir haben im folgenden Artikel mehr über dieses Thema berichtet: https://archman.pl/wykorzystaj-szanse-jaka-jest-automatyzacja-w-biznesie/
Zusammenfassung
Warum ist es wert, Geschäftsprozesse zu optimieren? Die Antwort liegt auf der Hand. Davon kann unser Unternehmen in vielerlei Hinsicht profitieren. Erstens durch die Verringerung der Kosten und des Zeitaufwands für ihre Aktivitäten. Dank der Digitalisierung von Informationen werden weniger Fehler gemacht und das Risiko von Datenverlusten ist viel geringer. Außerdem ist es einfacher, jederzeit auf sie zuzugreifen, ohne ins Büro gehen zu müssen. All dies trägt zur Standardisierung der Prozesse und damit des Produkts selbst bei. So wissen die Mitarbeiter, was sie zu tun haben, ohne sich mit monotonen, sich wiederholenden Aufgaben beschäftigen zu müssen, die an die Maschine delegiert werden, was ebenfalls zu ihrer Zufriedenheit beiträgt.
Die Optimierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden:
- Das bedeutet Vorteile für Kunden, Mitarbeiter und Manager gleichermaßen.
- Prozessautomatisierung
- Einführung des elektronischen Archivs
- Verbesserung der Kommunikation
- Verringerung der Ausfallzeiten, z. B. durch die Einführung von Tools wie OCR oder elektronische Signaturen
- Entwicklung von Prozessen und Vermittlung von Wissen darüber, so dass jeder Mitarbeiter (auch ein neu eingestellter) weiß, was und wie es zu tun ist.
Die Automatisierung hingegen sollte auf einer gründlichen Analyse der aktuellen Prozesse des Unternehmens beruhen. Nur dann sind wir in der Lage, eine klare Strategie für die Automatisierung im Unternehmen zu entwickeln, die die Arbeit einzelner Mitarbeiter und ganzer Abteilungen effektiv unterstützt. Die Implementierung ist zwar an sich ein langwieriger Prozess, sollte aber auf der Einführung immer schwierigerer Workflows beruhen.
