Eine effiziente Verwaltung des Dokumentenumlaufs im Unternehmen ist eines der Hauptthemen einer guten Arbeitsorganisation. Da das am häufigsten verwendete Dokument eine Rechnung ist, beginnt damit die Entscheidung, das elektronische Verkehr zu implementieren. Wenn die Operation erfolgreich ist, kann das System im Unternehmen weiterentwickelt werden und daher Einführen den Umlauf nachfolgender Elemente zum ganzen Umlauf von Dokumenten.
Auswahl des richtigen Werkzeugs
Es gibt viele Systeme, die die Arbeit der Finanz- und Buchhaltungsabteilungen auf dem Markt unterstützen, von einfachen Rechnungsstellungsprogrammen bis hin zu umfangreichen ERP-Systemen. Die meisten von ihnen haben jedoch einen Nachteil: Sie haben keine oder nur sehr begrenzte Module für die Dokumentenumlaufmodule. Daher ist die Verwendung eines zusätzlichen Systems für den Dokumentenumlauf in Betracht zu ziehen. Ein Beispiel für eine solche Lösung ist das NAVIGATOR-System, mit dem wir in unserem Unternehmen sowohl Kosten- als auch Verkaufsrechnungen bearbeiten.
Arbeitsorganisation im Unternehmen
Mit Blick auf die Organisation des Rechnungsflusses im Unternehmen können wir zwei Benutzergruppen unterscheiden: Mitarbeiter der Finanz- und Buchhaltungsabteilung und Mitarbeiter, die Rechnungen an das Unternehmen liefern. Der Arbeitsbereich der Buchhalter sind natürlich die F-K-Systeme, aber in der Regel möchten wir nicht zulassen, dass andere Mitarbeiter sie verwenden, dann ist das Dokumentenumlaufsystem das beste.
Einführung von Dokumenten ins System
Wenn eine neue Rechnung im Unternehmen erscheint, muss diese natürlich in das System eingegeben werden. Dies kann manuell erfolgen, indem alle Daten aus dem Papier auf den Computer kopiert werden, oder Sie können das Dokument scannen und das OCR-Modul verwenden, der das automatische Ausfüllen des Dokuments im System ermöglicht. In NAVIGATOR haben wir eine OCR-Lösung verwendet, die mit dem proprietären System der künstlichen Intelligenz (KI) zusammenhängt, der auf Dokumenten lernt. Auf diese Weise können wir ein System erstellen, das auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, abgesehen von der Zeitersparnis der Mitarbeiter.
Rechnungsworkflow
Der Rechnungsfluss findet in jedem Unternehmen statt, unabhängig davon, ob wir mit Papier- oder elektronischen Rechnungen arbeiten. Das Schema ist normalerweise das gleiche: Jemand akzeptiert die Rechnung, ergänzt sie mit Daten, die sich aus den Rechnungslegungsgrundsätzen ergeben, jemand genehmigt sie und schließlich – zahlt und sendet sie an den Auftragnehmer. Nach der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows ändert sich nicht viel. Dieselben Personen können dieselben Aktionen für die elektronische Version des Dokuments ausführen. Es lohnt sich jedoch, einige Zeit damit zu verbringen, das aktuelle Rechnungsworkflow zu überprüfen und Änderungen vorzunehmen, um diesen Prozess zu verbessern. In unserem Unternehmen haben wir uns auf die Einfachheit des Umlaufs konzentriert: Die Rechnung wird von jeder Person eingegeben, aber das System ist so konfiguriert, dass das Ausfüllen der Felder auf dem Rechnungsformular erzwungen wird, die in dieser Phase des Umlaufs eingegeben werden können.
In unserem Unternehmen haben wir uns auf die Einfachheit des Umlaufs konzentriert: Die Rechnung wird von jeder Person eingegeben, aber das System ist so konfiguriert, dass das Ausfüllen der Felder auf dem Rechnungsformular erzwungen wird, die in dieser Phase des Umlaufs eingegeben werden können. Dann geht die Rechnung an den Eigentümer oder an die Person, die im Wesentlichen dafür verantwortlich ist (z. B. Teammanager), und hier werden die Daten überprüft. Der Eigentümer kann es annehmen oder zur Korrektur zurücksenden. Wenn die Rechnung akzeptiert wird, geht sie an die Buchhaltungsabteilung, wo sie formal und buchhalterisch überprüft wird und die Details des Auftragnehmers, der Bankkonten usw. überprüft werden. Der Buchhalter kann die Rechnung auch zur Korrektur zurücksenden oder annehmen. Nachdem werden Dokumente erstellt – über Zahlungen bei einer Kaufrechnung oder die Rechnung selbst bei einer Verkaufsrechnung. Der letzte Schritt im Prozess ist das Laden der Daten in das Buchhaltungssystem.
Überprüfung der Daten
Einer der wichtigsten Aspekte des Rechnungsumlaufs ist die Überprüfung. Neben den Elementen, die vom für die Rechnung verantwortlichen Mitarbeiter gesteuert werden, sind auch die Elemente wichtig, die vom System überprüft werden sollten. Sie sollten den Mehrwertsteuerstatus des Auftragnehmers überprüfen und prüfen, ob sein Konto auf der weißen Liste der Konten usw. steht. Das sind auch automatische Datenprüfmechanismen, die im NAVIGATOR-System implementiert sind. Wie sieht es in der Praxis aus? Nun, wenn ein Dokument geöffnet wird, erhält ein Mitarbeiter Informationen, z. B. über einen Auftragnehmer, die gemäß einer bestimmten Einstellung aktualisiert werden. Wenn die Rechnung akzeptiert wird, geht sie an die Buchhaltung und wird dort zu formellen und buchhalterischen Zwecken überprüft. Es können viele Wege sein: Der Buchhalter kann die Rechnung annehmen, aber auch zur Korrektur zurücksenden. Nehmen wir jedoch an, dass die Rechnung genehmigt wurde – dann werden die Dokumente erstellt – was die Zahlung im Falle eines Kaufs oder die Rechnung selbst im Falle eines Verkaufs betrifft. Der letzte Schritt im Prozess ist das Laden der Daten in das Buchhaltungssystem.
Automatisierung des Prozesses
Nach dem Erstellen des Rechnungsumlaufprozesses ist zu prüfen, ob er vereinfacht werden kann, z. B. durch Automatisierung bestimmter Aktivitäten. Wir haben bereits über das OCR-System im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz geschrieben, das die Zeit reduziert, die zum Eingeben eines Dokuments in das System benötigt wird. Dies ist nur ein Beispiel für die Prozessautomatisierung. Was sonst? Wir können weiter gehen, sowohl in Richtung fortschrittlicher Lösungen, wie der Einführung von Hinweisen für die Zuweisung oder der Zuweisung des Inhabers des Dokuments auf der Grundlage von Empfehlungen des Systems der künstlichen Intelligenz, sowie einfachen Bedingungen bei der Definition des Rechnungsumlaufs.
Das ist aber nicht alles. Ein einfaches und bislang häufig verwendetes Element des Rechnungsumlaufs ist die Genehmigung durch den Vorgesetzten (In der Regel hängt diese Entscheidung vom Rechnungswert ab). Bei Papierdokumenten beschließt eine Person, diese zur Genehmigung einzureichen. In elektronischen Systemen kann der Workflow so gestaltet werden, dass das System auf der Grundlage der Daten aus dem Dokument über die Wahl des Akzeptanzwegs entscheidet.
Integration mit Finanz und Rechnungssystem
Das Dokumentenumlaufsystem ersetzt nicht das gesamte F-K-System im Unternehmen, sondern ist eine Ergänzung. Ein wichtiges Element bei der Implementierung des elektronischen Rechnungsumlaufs ist die Integration in das im Unternehmen verwendete F-K-System, dann müssen die Buchhaltungsmitarbeiter die Daten nicht manuell von einem System auf ein anderes umschreiben, sondern müssen nur den Datenübertragungsvorgang starten. NAVIGATOR kann mit vielen F-K-Systemen arbeiten (zum Beispiel mit dem Optima-System von Comarch). Es ist jedoch wichtig, dass es in andere Systeme integriert werden kann, z. B. in das online Banking.
Zusammenfassung
Die Implementierung des Rechnungsumlaufsystems ist nur der Anfang des Weges. Es kann einen Teil anderen komplexen Umläufe werden zum Beispiel das Einkaufsverfahren, das von der Nachfrage eines Mitarbeiters durch Marktforschung zur Verbreitung des Vertrages mit dem Lieferanten oder zur Lieferabrechnung. Workflow für Verkaufsrechnungen kann problemlos mit dem CRM-System oder Kundenangeboten verknüpft werden.
Absolvent der Jagiellonen-Universität, Fakultät für Mathematik und Physik, mit dem Hauptfach Informatik. Im Unternehmen ist er als Analytiker und Spezialist für Qualitätskontrolle tätig. Er spezialisiert sich auf die Modellierung von Geschäftsprozessen, den Entwurf von IT-Systemen und die Beschreibung von Geschäftsanforderungen. Er verfügt über fast 20 Jahre Erfahrung als IT-Systementwickler und -Analyst, leitete auch große Projekte zur Entwicklung und Implementierung von IT-Systemen im Finanz- und Rechnungswesen. Er ist Dozent an der Universität für Wirtschaft und Informatik in Krakau und gibt sein Wissen über den Betrieb von Dokumentenumlaufsystemen am Beispiel von NAVIGATOR an Studenten weiter.
