Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Ihre Mitarbeiter niemanden darüber informiert haben, dass eine Aufgabe ausgeführt wurde? Wie oft haben Sie schon ein Mitglied Ihres Teams eine Aufgabe ausführen lassen, die nicht den Verfahren entsprach? Es gibt vielleicht viel mehr solche Situationen, als Sie erwarten. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, wäre die Einstellung einer weiteren Person, die für die Kontrolle des Ausführungsprozesses zuständig ist. Aber auch sie wäre nicht perfekt und bräuchte einen eigenen Supervisor. Hier kommt ein Workflow-System zum Einsatz, das die Prozesse des Unternehmens überwacht, dokumentiert und über den Workflow berichtet. Dies gibt uns die Kontrolle über die Aufgaben im Unternehmen und macht die Kommunikation viel effizienter.
Untersuchungen zufolge geben in den Vereinigten Staaten bereits mehr als 80 % der Manager an, dass es die Automatisierung von Prozessen beschleunigt und den Einsatz von Fernarbeit ausweitet. Der Workflow ist nicht länger ein Trend. Es ist die Grundlage der Geschäftstätigkeit für jedes mittlere und größere Unternehmen.
In diesem Artikel beantworten wir die Fragen, wie man das richtige Workflow-System auswählt und was die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Workflow-Systems sind. Wir laden Sie ein, weiterzulesen.
Was ist ein Workflow-System?
Ein Workflow-System ist eine IT-Lösung, die die Arbeit in einem Unternehmen durch die Automatisierung des Daten- und Dokumentenflusses rationalisiert. Die Software vereint verschiedene Prozesse des Unternehmens, hält sie in Ordnung und gewährleistet die Datensicherheit. Es ist ein hervorragendes Tool zur Überwachung der geleisteten Arbeit, zur Kommunikation mit den Mitarbeitern und zum Informationsfluss-Management. Diese Plattformen sind die Grundlage eines größeren Unternehmens und verfügen oft über die Funktionen eines virtuellen Data-Warehouses, der Berichterstattung oder der Erstellung eigener Geschäftsanwendungen ohne die Verwendung von Code, dem so genannten No-Code.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was ein Workflow-System ist, haben wir diesem Thema einen eigenen Artikel gewidmet.
Auf dem Markt sind auch ERP- oder ECM-Systeme zu finden, die zwar in der Regel ein Teil eines einzigen Tools mit Workflow-Plattformen sind, aber nicht mit diesen gleichgesetzt werden sollten. In diesem Artikel werden wir nur über Workflow-Anwendungen sprechen.
„Wie wählen Sie das richtige Workflow-System? Wichtigste Kriterien
Die Wahl eines Workflow-Systems, ob für ein mittelständisches Unternehmen oder ein Großunternehmen, erfordert eine sorgfältige Analyse. Schließlich handelt es sich um eine der größten und zeitaufwändigsten Investitionen. Es lohnt sich also, sie richtig durchzuführen, um den größtmöglichen Ertrag zu erzielen. Dazu brauchen wir eine gründliche Studie, aus der hervorgeht, welche Bedürfnisse und finanziellen Möglichkeiten das Unternehmen hat. Erst dann können wir zur Auswahl das richtige Tool übergehen. Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Workflow-Systems sind:
- Anpassung an die Bedürfnisse
- Implementierungszeit
- Möglichkeiten der Entwicklung
- Interaktion mit anderen Systemen
- Kosten
Anpassung an die Bedürfnisse
Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, ist es wichtig, sich über seine Bedürfnisse im Klaren zu sein. Das richtige System bietet die Möglichkeit, verschiedene Arten von Prozessen zu verarbeiten. Es ist unmöglich, eine optimal funktionierende IT-Umgebung für ein Unternehmen zu schaffen, wenn diese nicht in der Lage ist, die ihr übertragenen Aufgaben auszuführen. Es ist zu bedenken, ob sie sich in jedem dieser Fälle bewährt, ob sie den Anforderungen gerecht wird.
Bei der Auswahl einer Workflow-Plattform sollte man sich zunächst darauf konzentrieren, Tools zu finden, die möglichst viele unserer Anforderungen erfüllen. Was braucht Ihr Unternehmen? Handelt es sich um ein reines Workflow-System, wie z. B. eine Kostenrechnung, oder sind Sie an Funktionen der Haushaltsaufstellung und Berichterstattung interessiert? Bevorzugen Sie etwas Einfaches, das jeder Mitarbeiter in fünf Minuten versteht, oder eine Software nur für ausgewählte, qualifizierte Mitarbeiter? Wie viele Nutzer werden das System bedienen? Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche Lösung für Sie am praktischsten ist.
Implementierungszeit
Oftmals ist es uns wichtig, dass die Implementierungszeit möglichst kurz ist. Dies ist vor allem dann verständlich, wenn wir ein einfaches System suchen und nicht viele Anforderungen haben. Wir können dann aus einer Reihe von auf dem Markt erhältlichen Standardplattformen wählen.
Diese Lösung funktioniert jedoch nicht immer, wenn ein hochgradig individuelles System erforderlich ist. In einer solchen Situation lohnt es sich, sich für maßgeschneiderte Workflow-Lösungen zu entscheiden. Diese garantieren mehr Sicherheit und Flexibilität. Sie werden häufig von Unternehmen angeboten, die über ganze Teams verfügen, die für die Systemimplementierung und die laufende Kundenbetreuung zuständig sind. Dies ist jedoch leider mit einer längeren Implementierungszeit und höheren Kosten verbunden.
Möglichkeit der Entwicklung.
Bei der Auswahl einer Workflow-Plattform lohnt es sich, etwas mehr Zeit zu investieren, um herauszufinden, ob sie die Möglichkeit bietet, das System um zusätzliche Funktionen zu erweitern oder die bestehenden umzubauen. Schließlich ist das IT-System, an dem unser Unternehmen arbeiten wird, keine Einjahres- oder Zweijahreslösung. Wir müssen darauf vorbereitet sein, dass sich die Prozesse in unserem Unternehmen ändern und jederzeit neue Bedürfnisse entstehen können. Deshalb ist es wichtig, ein Tool zu finden, für das es Updates verfügbar sind und es nach unseren Angaben ausgebaut werden kann oder es die Möglichkeit besteht, Änderungen selbst vorzunehmen.
Ein weiterer Aspekt der Entwicklung ist die Automatisierung der Aktivitäten. Als Unternehmen sind wir bestrebt, Prozesse zu standardisieren und die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Ein Workflow-System ist gerade dazu da, uns von Aufgaben zu entlasten, die ganz oder teilweise an einen Roboter übertragen werden können. Je mehr Aufgaben automatisiert werden können, desto wichtiger wird hier das Workflow-System sein. Es ist ratsam, Plattformen zu wählen, die es uns ermöglichen, Prozesse zu bearbeiten und Daten über sie zu sammeln, so dass wir Aktivitäten unabhängig vom Softwarehersteller automatisieren können.
Integration mit anderen Systemen
Eine Workflow-Plattform kann, trotz ihrer Vorteile, nicht alles ersetzen. Der häufigste Fall sind Finanz- und Buchhaltungsprozesse, die spezielle Software erfordern. Es kann jedoch nicht schaden, die beiden Tools miteinander zu verknüpfen, sofern beide Plattformen den Datenaustausch zwischen den Anwendungen ermöglichen.
Bevor man sich für ein System entscheidet, sollte man daher prüfen, welche Software über die Funktion der Integration mit dem gewünschten Tool verfügt oder in der Lage ist, diese für uns vorzubereiten. Auch wenn wir derzeit keine externen Systeme für unsere Arbeit nutzen, heißt das nicht, dass wir sie nie nutzen werden. Entscheiden Sie sich für ein System, das in Zukunft durch zusätzliche Integrationen erweitert werden kann.
Erfahren Sie mehr über die beliebtesten Funktionen von Workflow-Plattformen:
https://archman.pl/zastosowanie-uczenia-maszynowego-w-2021-roku/
https://archman.pl/dlaczego-business-intelligence/
https://archman.pl/platforma-no-code-tworzenie-aplikacji-bez-koniecznosci-kodowania/
Kosten
Es lohnt sich auch, einen Blick auf die mit der Software verbundenen Kosten zu werfen. Verschiedene Unternehmen bieten unterschiedliche Zahlungsmodelle an, aber das häufigste ist ein Abonnementmodell, bei dem Sie die Plattform in regelmäßigen Abständen je nach Anzahl der Nutzer des Systems bezahlen.
Es gibt auch Zahlungsmodelle, wo es “vorab” gezahlt wird und wir die Software für das Unternehmen kaufen und ein Leben lang besitzen. Es ist jedoch ratsam, sich im Voraus über das Zahlungssystem zu informieren, damit Sie wissen, ob neben dem Anschaffungspreis auch Kosten für spätere Änderungen des Systems anfallen werden.
Zusammenfassung
Es gibt viele Workflow-Systeme. Auf dem Markt finden Sie entweder universelle Plattformen, die auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind, oder leistungsstarke Tools mit unzähligen Möglichkeiten für die größten Unternehmen. Entscheidend ist, dass Sie eine gründliche interne Analyse durchführen, um Ihre eigenen Bedürfnisse und finanziellen Möglichkeiten zu ermitteln und die verfügbaren Systeme mit den relevanten Faktoren zu vergleichen. Berücksichtigen Sie die Möglichkeiten der Plattformentwicklung oder der Integration mit anderen Systemen sowie den Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung eines Workflow-Systems oder dessen Erweiterung. Setzen Sie aber vor allem auf eine Software mit Erfahrung auf dem Markt. Sowohl in Bezug auf die Dauer der Geschäftstätigkeit als auch auf die Unternehmen, die mit dem System arbeiten.
