Es wird immer schwieriger, mit der rasenden Welt Schritt zu halten. Ein technologischer Trend jagt den nächsten, und die Konkurrenz steht nie still. Es lohnt sich, sich etwas Zeit zu nehmen und herauszufinden, wie Sie von diesen Trends profitieren können, bevor es zu spät ist.
Der wichtigste davon ist zweifellos die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es ist nicht nur ein praktisches Tool für Multi-Milliarden-Dollar-Konzerne, sondern kann auch für fast jedes kleine Unternehmen nützlich sein. Selbst Gartner nennt in seiner Liste der Technologietrends zum vierten Mal in Folge die Automatisierung als einen Bereich intensiver Entwicklung, dem diejenigen Unternehmen, die auf dem Markt bleiben wollen, Aufmerksamkeit schenken sollten.
Nach Angaben von PwC könnten bis Ende der 20er Jahre etwa 18 % der Berufe in Polen durch Automatisierung ersetzt werden. Bis Mitte der 30er Jahre wird es dagegen jeder dritte Beruf sein*.
Dies sind die Fakten. Das Zeitalter der Automatisierung steht bevor. Computer sind bereits in der Lage, zahlreiche Aufgaben effizienter zu erledigen als physische Arbeitskraft, und durch maschinelles Lernen sind sie in der Lage, immer mehr Bereiche zu übernehmen. Welche Vorteile bringt aber die Automatisierung der Arbeit in einem Unternehmen wirklich?
Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Liste der Prozesse, die automatisiert werden können, ist lang und wird immer länger. Jeder sich wiederholender Vorgang wie die Registrierung von Einkäufen, der Workflow von Rechnungen oder Registrierungen jeglicher Art kann teilweise von einer Maschine durchgeführt werden. Anwendungen dieses Tools bewähren nur in der Verkaufsbranche, sondern auch in der Medizin, bei Dienstleistungen, in der Technik oder in der Logistik.
Es ist kaum zu glauben, dass es immer noch Unternehmen gibt, die keine IT-Lösungen zur Prozessautomatisierung einsetzen. Oft für den Preis der Einstellung eines Mitarbeiters können Sie die Kosten und den Zeitaufwand für eine Menge von Aufgaben erheblich reduzieren. Dies führt auch zu einer gesteigerten Arbeitseffizienz, da Ihre Mitarbeiter keine Zeit für sie wiederholende Aufgaben widmen oder Zeit mit dem Warten auf eine Nachricht verschwenden müssen. Die Automatisierung der Arbeit hilft auch, das größte Übel, nämlich menschliche Fehler aller Art, fast auf null zu reduzieren. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass eine Aufgabe nicht erledigt wird oder dass Sie sie korrigieren müssen. Solche Situationen kommen zwar vor, sind aber eher die Ausnahme von der Regel. Die Aufgaben sind standardisiert. Jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist, und selbst wenn es Probleme gibt, ermöglicht die Plattform dank des eingebauten Benachrichtigungssystems, die Informationen an die ausgewählte Person weiterzuleiten.
Vorbereitung des Unternehmens auf die Automatisierung
Die erste Maßnahme sollte immer darin bestehen, die Prozesse zu analysieren und zu messen. Die Rolle der Identifizierung der notwendigen Aufgaben und Segmente, die eine Automatisierung erfordern, kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Es lohnt sich, sie aufzuschreiben und zu entscheiden, welche von ihnen eine vollständige oder welche eine teilweise Automatisierung erfordern, und welche überhaupt keine.
Wenn unsere Anforderungen identifiziert sind, wird es einfacher, die richtige Plattform zu wählen. Dies wird nicht leicht, denn das Serviceangebot ist groß. Bei der Entscheidung lohnt es sich, vor allem auf die Systemsicherheit, die Rechtskonformität, die Funktionalität und den Preis pro Nutzer zu achten.
Der nächste Schritt ist die Planung der Automatisierungsstrategie und des Implementierungsprozesses im Unternehmen. Unser erstes Ziel ist es, die Rollen zwischen der operativen Abteilung und der IT angemessen zu verteilen. Nur so können wir eine Struktur aufbauen, die es jeder Person ermöglicht, das System selbständig zu nutzen.
Rollenteilung zwischen den operativen Abteilung und der IT
Die Verteilung der Rollen ist ein sehr individuelles Thema. Es hängt sowohl von dem gewählten System und den Prozessen als auch von der Kompetenz des Teams ab. Es ist jedoch wichtig, die Prozesse klar zu gestalten und dabei die Meinungen aller Beteiligten zu berücksichtigen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist von Natur aus so einfach wie möglich gestaltet. Die Systeme sind so aufgebaut, dass jeder Benutzer sie in kurzer Zeit selbst erlernen kann.
Wie lässt eine Automatisierungsstrategie im Unternehmen aufbauen?
Wir kennen bereits alle Prozesse, die wir automatisieren wollen. Der nächste Schritt besteht dann darin, sie rechtzeitig zu planen, damit wir nach und nach immer komplexere Workflows automatisieren können. Ein häufiger Fehler ist, dass man versucht, alles so schnell wie möglich zu erledigen. Stellen Sie sich jedoch darauf ein, dass Sie Monate damit verbringen werden, die laufenden Prozesse so einzuführen und zu aktualisieren, dass Sie auf etwaige Unregelmäßigkeiten vorbereitet sind. Entscheiden Sie, wie Sie die Auswirkungen der Automatisierung der Geschäftsprozesse des Unternehmens messen wollen.
Sobald Sie mit der Implementierung des Systems beginnen und die ersten Aufgaben von den Algorithmen der künstlichen Intelligenz übernommen werden, sollen Sie daran denken, die Mitarbeiter, die sich Sorgen um ihren Arbeitsplatz machen, angemessen zu betreuen. Daher lohnt es sich, Maßnahmen zu ergreifen, um die Mitarbeiter über ihre Situation zu informieren und Entwicklungsmöglichkeiten zu schaffen, um den Personalabbau zu vermeiden.
Aufbau von Kompetenzen im Unternehmen im Bereich der Automatisierung
Die Automatisierung im Unternehmen bringt einen Wandel der Arbeitskultur mit sich. Oft ändern sich Aufgaben, die jahrelang auf die gleiche Weise ausgeführt wurden, was zu Problemen führen kann. Es lohnt sich daher, die Mitarbeiter über die Funktionen und Vorteile des Systems zu informieren. Nur wenn Sie an die Rentabilität der Automatisierung glauben, werden sie ihre Vorteile voll und ganz genießen können. Es muss daher vermieden werden, für den Zweck, für den die Plattform gedacht ist, andere Programme zu verwenden oder, was noch schlimmer ist, die Prozesse manuell durchzuführen.
Der Schlüssel hier ist die Geduld. Die Automatisierung des Unternehmens ist ein Prozess für sich. Sie müssen bereit sein, lange Zeit daran zu arbeiten und die Algorithmen zu verbessern. Und es lohnt sich, die Mitarbeiter darüber zu informieren.
Zweifel und Bedenken hinsichtlich der Automatisierung in der Organisation
Das am häufigsten geäußerte Bedenken im Zusammenhang mit der Automatisierung ist der Abbau von Arbeitsplätzen. Das Bedenken vor einer möglichen Ersetzung durch neue Technologien ist real und kann zu einer schlechten Arbeitsmoral im Unternehmen führen. Ein Arbeitnehmer, der sich seines Arbeitsplatzes unsicher ist, wird weniger effizient arbeiten oder seinen Arbeitsplatz für eine sicherere Position aufgeben.
Viele führen die hohen Kosten für die Implementierung und Wartung eines Systems als einen erheblichen Nachteil an. Dies sollte jedoch nicht ein wirkliches Bedenken sein, da Automatisierungsplattformen in fast jeder Preisklasse zu finden sind.
Auch die zunehmende Gefährdung des Computers durch Angriffe (z. B. durch Hacker) kann ein Problem darstellen. Jeder hat schon von Ausfällen und Datenlecks gehört, selbst in den bestbewachten Organisationen. Dies ist jedoch ein Risiko, das uns nicht aufhalten sollte. Automatisierungsplattformen sind häufig zertifiziert (z. B. ISO 270001) und werden ständig von Programmierern überwacht.
* https://www.pwc.co.uk/services/economics/insights/the-impact-of-automation-on-jobs.html
