Die Gestaltung und Modellierung von Geschäftsprozessen in modernen Organisationen ist ein weit verbreitetes Phänomen, das die Arbeitsoptimierung in vielen Bereichen eines Unternehmens ermöglicht. Jeden Tag werden in einer Organisation Entscheidungen getroffen, die für die Zukunft von Bedeutung sein können. Die Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen bietet die Möglichkeit, die Effizienz des gesamten Unternehmens durch Planung, Kontrolle und Verbesserung der implementierten Prozesse zu steigern. Die traditionelle, visuelle Geschäftsprozessmodellierung erfolgt derzeit mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation)
Was ist die Geschäftsprozessmodellierung?
Die Geschäftsprozessmodellierung sind Tätigkeiten, die innerhalb einer Organisation durchgeführt werden, um Prozesse zu entwerfen und zu implementieren, z. B. den Einkaufsprozess, wobei alle einzelnen Schritte der Auftragserteilung und -ausführung oder der Managementprozess der Unternehmensressourcen berücksichtigt werden. Das Prozessmodell ermöglicht es, alle Schritte eines jeden Prozesses grafisch darzustellen, es an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen, eventuelle Unregelmäßigkeiten und mögliche Verbesserungsschritte zu erkennen.
Was sind die Ziele der Geschäftsprozessmodellierung?
Die Geschäftsprozessmodellierung zielt darauf ab, die optimalste Lösung für bestimmte Vorgänge in einem Unternehmen zu finden. Eine detaillierte Planung der Aktivitäten in den einzelnen Prozessphasen ermöglicht es, klar zu bestimmen, worauf bei der Projektdurchführung besonders geachtet werden muss, und eventuelle Fehler bei der Planung zu beseitigen. Die Abbildung der Geschäftsprozesse erfolgt in einer für alle Prozessbeteiligten klaren Art und Weise, so dass die im Unternehmen durchgeführte Operation möglichst viele Vorteile bringt und gleichzeitig Ausfallzeiten und Schwierigkeiten reduziert werden.
Wie lassen sich Geschäftsprozesse modellieren?
Die Geschäftsprozessmodellierung basiert in den meisten Fällen auf einer grafischen Darstellung aller einzelnen Prozessschritte. Die Geschäftsprozessmodellierung am Beispiel des NAVIGATOR-Systems, ermöglicht es, z.B. den Prozess des Umlaufs einer Verkaufsrechnung einfach und schnell zu gestalten und dabei alle entscheidungsbefugten Personen zu berücksichtigen oder ein Prozessmodell zu erstellen, der eine effiziente Erfüllung von Aufträgen von Auftragnehmern oder den Einkaufspfad ermöglicht, wobei Preisgrenzen und die für einen bestimmten Schritt im Prozess verantwortlichen Personen angegeben werden.
Was sind die Anwendungen der Geschäftsprozessmodellierung?
Jeder Mitarbeiter, der sich fragt, wie er die Geschäftsprozesse des Unternehmens beschreiben kann, kann versuchen jeden Prozess in graphischer Form darzustellen, was auch den Kollegen hilft, den gemeinsam besprochenen Prozess zu verstehen. Es gibt viele Anwendungen für die Geschäftsmodellierung, aber es lohnt sich, die Bereiche im Auge zu behalten, in denen die Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen besonders wichtig ist.
Geschäftsprozessmodellierung – Beispiele:
- Einkaufs- und Verkaufsprozesse
- Prozesse der Verwaltung und Zuweisung von finanziellen und materiellen Ressourcen
- Entscheidungsfindungsprozesse auf verschiedenen Ebenen
- Logistische Prozesse, z.B. Änderung der Organisationsstruktur
- Organisatorische Prozesse in einem Projekt.
Die wichtigsten Grundsätze der Geschäftsprozessmodellierung
Die Modellierung und Analyse von Geschäftsprozessen, wie alle Prozesse, hat auch ihre Regeln, deren Einhaltung zu einer effizienten und effektiven Umsetzung der gesetzten Ziele führt. Vor allem darf es nicht vergessen werden, dass die Prozessmodellierung eine Tätigkeit ist, die logisches Denken, die Fähigkeit zur Planung und Koordinierung von Aktivitäten und ein Mindestmaß an Wissen sowohl über das System, in dem der Prozess entworfen wird, als auch über die Branche und die Art des Unternehmens erfordert. Die Geschäftsprozessmodellierung in Projekten sollte grundsätzlich auf eine möglichst einfache Form reduziert werden, so dass jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter nach einer kurzen Einführung den jeweiligen Prozess verstehen kann. Es ist zu beachten, dass die maximale Vereinfachung von Geschäftsprozessen nicht auf Kosten der Qualität des entworfenen Prozesses gehen darf. Die Geschäftsprozessmodellierung dient dazu, Verbesserungen am bestehenden Aktivitäten zu erarbeiten und umzusetzen, sowie einzelne Prozessschritte klar zu definieren. Daher sollte der Prozessablaufdiagramm nicht zu kompliziert sein, aber gleichzeitig darf es hier nicht auf die wichtigsten Elemente verzichtet werden. Es ist wichtig, bei der Gestaltung eines Geschäftsprozesses die realen Möglichkeiten der Umsetzung einer bestimmten Lösung zu berücksichtigen, da das Risiko, zu einem bestimmten Zeitpunkt einen nicht umsetzbaren Prozess zu schaffen, erheblich ist.
Vorteile der Geschäftsprozessmodellierung
Zu den wichtigsten Vorteilen der Geschäftsprozessmodellierung gehören die Geschwindigkeit, mit der mit dem Modell gearbeitet werden kann (fortlaufendes Hinzufügen, Ändern und löschen von Prozessschritten), die Möglichkeit, die Ergebnisse sofort durch Simulationen zu überprüfen, und die Modellstruktur jederzeit zu ändern, wenn der aktuelle Prozess nicht funktioniert. Ein großer Vorteil der Geschäftsprozessmodellierung ist die starke Korrelation des abgebildeten Prozesses mit den tatsächlichen Aktivitäten im Unternehmen, wodurch sich die Chance erhöht, dass der Prozess in der Praxis erfolgreich ist.
Die Geschäftsprozessmodellierung ist sicherlich eine hervorragende Quelle für die Verbesserung und Überprüfung der bisher durchgeführten Prozesse. Mit der Möglichkeit, die abgebildeten Prozesse laufend zu gestalten und zu verändern, können die aktuellen Prozesse des Unternehmens verbessert und neue Ideen der Mitarbeiter visualisiert und dem Management präsentiert werden.
Marketing-Praktikant und Student für Management und neue Technologien. Hat Interesse an der Implementierung technologischer Lösungen im Unternehmen und in der Verwaltung. Leidenschaftlicher Anhänger für kubanische Zigarren, gute Musik und das Gitarrenspiel.
